Smartsheet プラットフォーム
Smartsheet 作業遂行プラットフォーム
各種機能
Smartsheet には、中心的機能からプレミアム アドオン、既成のソリューションまで、仕事の方法を変えるパワーがあります。
アクティビティ ログ
シート、レポート、ダッシュボードの変更履歴 (変更内容、変更者、変更日時) をすべて 1 か所で確認。
- 監査証跡を表示して、共同作業者がいつどのように対応しているのかを確認。
- シート、レポート、またはダッシュボードが誰に共有されているか (または共有されていないか) を確認。
- 日付範囲、アクションの種類、または共同作業者でアクティビティ ログをフィルター。
- アクティビティ ログをエクスポートして電子メールで共有。
管理センター
Smartsheet アカウントの設定と管理を 1 か所で実行。
- ユーザーとグループの管理、使用状況レポート、エンタープライズ構成オプション間をすばやく移動。
- ライセンスが付与されているユーザー、ユーザーが所属するグループ、アクセスできる統合機能を追跡可能。
- 推奨される次のステップは、Smartsheet のベスト プラクティスに基づいてアカウント設定を最適化するのに有用。
管理ツール
簡単にユーザーを管理して、アクセス権を移行。
- 管理者用の幅広い制御機能により、アクセス、所有、使用状況を管理および監査することが可能。
- アカウントの検出、リソース管理、ようこそ画面のカスタマイズなど、グローバル セキュリティ制御と設定を構成および管理。
- ユーザー タイプを包括的に設定して、各自が Smartsheet でできることとできないことを指定したり、自動ユーザー プロビジョニングにてエンタープライズ アカウントにユーザーを自動的に追加したり、機能や稼働日に関するアカウント設定を調整したりすることが可能。
ファイルを添付
情報を 1 か所で管理。
- .jpg、.png、.gif、.pdf、.docx、.pptx、.xlsx など、ほとんどすべてのファイル タイプをアップロード。
- Brandfolder、Google Drive、Dropbox、OneDrive などからコンテンツを添付。
- 同時に最大 100 件までファイルを追加。
- 情報をわかりやすくするために個々の行にファイルを添付するか、シート全体に添付。
API
Smartsheet API を活用して、作業遂行のレベルを向上。
- 組織の Smartsheet データとアカウント情報にプログラムからアクセスして管理。
- 安全なデータ管理、Web フックによる自動化、および会社全体に Smartsheet を拡張する機能を実現。
- シートの読み取りと更新、フォルダとワークスペースの管理、ユーザーとアカウントの管理などを実行。
- REST、JSON、HTTP の成功コードとエラー コードなど、広く受け入れられている標準および慣例を基盤として使用。
Brandfolder のデジタル資産管理
チームが全資産を管理および配分し、そのパフォーマンスを把握できるようサポート。
- 取り込みと保存: 安全な 1 つの場所からファイルを無制限にアップロード、保存、整理、共有。
- 構成とキュレーション: 直感的な構成とキュレーションにより、利用を促し、スピーディな検出を実現。チーム間のワークフローを効率化。
- スマートな検索と検出: さまざまな資産のメタデータと分類をすばやく検索。フィルタリングやマルチ検索などのインテリジェントな検索ツールを利用して、自動検出を実現。
Bridge
アクションをトリガーし、プラットフォーム間でデータを共有するワークフローを使用して、効率的かつ正確にビジネス プロセスを自動化。
- 質の高い仕事をより迅速に行えるよう、繰り返しの多い手動のビジネスプロセスを排除。
- 記録システムとプロセスを接続することで、ビジネスの健全性に関する実用的なインサイトを提供。
- コード不要のインターフェイスから構築された高度なワークフローにより、お客様のビジネスに固有の複雑な課題を解決。
カレンダー
すべてのタスクを時系列で確認。
- iCal や Google カレンダーと Smartsheet カレンダーとの間で日付を公開またはオーバーレイし、すべてのカレンダー アイテムを同期して包括的に表示。
- カレンダーを安全に公開または埋め込み、重要な日付を見つけやすい場所に表示。
- プロジェクトの日付やリマインダーをカレンダー形式ですばやく表示・編集。
- プロジェクトのカレンダーをエクスポートまたは添付して、すばやく簡単に情報共有。
- イベント プランニング、チーム スケジュール、主要マイルストーンの追跡、コミュニケーション プランやプロモーション プランの作成などに最適。
カード
ドラッグ アンド ドロップ カードとして表示し、作業を優先順位付け。
- レーン間でカードをドラッグ アンド ドロップすることで、作業のステータスの変化をすばやく更新。
- レーン内でカードをドラッグしてカード ランキングを保存することにより、グリッド ビュー内の基礎データの順序に影響を与えることなく、チームの優先順位を合わせることが可能に。
- カスタム フィールド、画像、色分けを使って、最も重要なことにチームの意識が向くようにカードを更新。
- カードとレーンをフィルターし、作業の流れをさまざまな視点から簡単に確認。
- アジャイル開発、リクエスト管理、クリエイティブなユース ケースに最適。
セル リンク
プロジェクト同士を接続し、別シートのセルの情報を自動的に参照。
- 元のデータへのアクセスを制御しながら、シート間でリアルタイムの情報を共有。
- あるシートから特定の値を別のシートの読み取り専用フォーマットに抽出。
- プロジェクト間の日付の依存関係を簡単に追跡。
- 複数のシートの情報をロールアップ シートに統合。
お客様が管理する暗号キー
誰がデータにアクセスできるかを完全に制御。
- Smartsheet がデータにアクセスするための暗号キーを管理。
- キーは Amazon Web Services Key Management System (AWS KMS) で保管されるため、お客様がご自身で完全に所有し、管理可能。
- 管理者は、会社データへの暗号化アクセスの設定、ローテーション、完全な取り消しを行うことが可能。
コネクター
ソース システムに閉じ込められている重要なデータを解放。
- 重要なビジネス システムをリアルタイムで表示することにより、共同作業と意思決定を改善。
- コネクターによって重要なビジネス プラットフォーム (Salesforce、Jira、ServiceNow、Microsoft Dynamics 365 など) と Smartsheet 間でデータが自動的に同期されるようにし、共同作業をさらに進化。
- CSV ファイル、Excel スプレッドシート、または Google スプレッドシートとしてダウンロード可能なエンタープライズ システムのデータを、Smartsheet Data Shuttle を使用して Smartsheet にインポートし、結合または置換。
コンテンツ共同作業
シームレスに協力し、フィードバックを共有し、リアルタイムで進捗状況を追跡。
- プロジェクト シートからレビュー プロセスをモニタリング。
- 自動アラートおよびリマインダーを設定して、共同作業者の納期厳守を促進。
- シートへのアクセス権を与えずに同僚、ベンダー、およびクライアントにコンテンツのレビューを許可。
- コンテンツに直接ピン留めしたり、絵文字や図形などの注釈に関連付けたりすることで、詳細なフィードバックを収集したり残したりすることが可能。
- 最新のコンテンツがアップロードされたときに古いバージョンを自動的にロックすることで、バージョン管理を簡素化。
- さまざまなファイル タイプのアップロードやレビューが可能。
会話
会話を整理し、前後関係を保つ。
- 作業内容についてチームで会話したりすばやく参照したりすることで、可視性が高まり、より迅速な意思決定が可能。
- Smartsheet 以外の別のチャット スレッドや電子メール スレッドの必要性を排除し、重要な意思決定の流れを 1 か所にまとめる。
- アプリを切り替える必要なく、会話に応答。
- 最新のコメント列を使用して、新しいコメントをリアルタイムに表示。
クリティカル パス
プロジェクト終了日に直接影響を与えるすべてのタスクを確認。
- 依存関係と先行タスクの列でガント チャートを設定して、クリティカル パスを作成。
- クリティカル パス内のタスクのみを表示するようにシートをフィルター。
- 関係者やリーダーがプロジェクトのステータスを把握できるよう、タイムラインの重要な要素を PDF として共有。
カスタム ブランディング
ブランド ロゴやカラーを追加して、外観と雰囲気をカスタマイズ。
- 組織のブランドを維持し、シート、ワークスペース、フォーム、ダッシュボード、WorkApps の外観と雰囲気をパーソナライズ。
- アカウント全体の企業ブランディングを設定するか、個々のワークスペースや Smartsheet から送信される電子メールのブランディングをパーソナライズ。
- カスタム カラーを設定し、.png、.gif、.jpg などの形式のファイルをアップロード。
カスタム メール ドメイン
Smartsheet により生成された電子メールを組織のドメインから送信。
- Smartsheet により生成された電子メールを組織のドメインから送信して共同作業を向上させ、重要な通知の「外部」のフラグ付けや、迷惑メールフォルダへの振り分けを防止。
- 特に組織外の共同作業者との間で Smartsheet からの電子メールの信頼性と関連性を高めることが可能。
- システム管理者は、管理センターを介して組織/団体レベルでカスタム メール ドメインを構成可能。
ダッシュボード
貴重な情報を一元的に整理して、カスタマイズ可能なキャンバス上に提示。
- ウィジェットを使って、Google Docs、Tableau、Power BI、YouTube などの他の場所から、シート、レポート、グラフ、フォーム、さらにはコンテンツなどを表示。
- プロジェクトのステータスとパフォーマンスをリアルタイムで把握できるようにすることで、関係者に情報を継続的に提供。
- 社内外のオーディエンスに必要不可欠なリソースを個別に調整し、公開。
- 元のシートやリソースへのアクセスを提供することなく、主要な情報をさまざまなオーディエンスと共有。
- ダッシュボードにご自身のスタイルを反映するか、会社のブランドに合うように外観や雰囲気をカスタマイズ。
データ エグレス
Smartsheet アカウントからの機密データ流出を防止。
- システム管理者は、外部共同編集者のための会社エグレス ポリシーを定義し、以下のアクションを制御可能:
- 新規として保存
- テンプレートとして保存
- 添付ファイルとして送信
- 公開
- 印刷
- エクスポート
- 外部共同編集者が制限されたアクションを試みた場合、そのアクションが会社のエグレス ポリシーにより禁止されていることを示す通知を受け取ることができる。
データ保持コントロール
最新の関連性のあるデータのみを Smartsheet アカウントに保存。
- 組織全体のデータ保持ポリシーを設定して、未使用の Smartsheet 資産を自動的に削除。
- 資産が作成された日付や最後に変更された日付に関する基準に基づいて、管理者が定義したスケジュール上で実行可能。
- 影響を受けた資産を示すレポートが自動的に生成され、関連するコンテンツ所有者が対応できるよう電子メール通知を送信。
- Smartsheet に保存されている機密コンテンツを制限し、古いデータや不要なデータを確実に削除。
デスクトップ アプリ
気を散らすものを排除し、作業に集中。
- タスクバーから直接 Smartsheet にアクセスすることで、Web ブラウザーをすっきりとさせることが可能。
- 閲覧や整理のため、Smartsheet アイテムを操作しやすいタブに集約。
- Smartsheet の通知に関するアラートを受け取り、重要な作業に集中。
- IT 管理者は、Smartsheet をユーザーに自動プロビジョニングし、オンボーディングとライセンス管理を簡素化することが可能。
電子署名付きのドキュメントの生成
Smartsheet を離れることなく、署名用にカスタム PDF を生成し、ドキュメントを送信。
- ドキュメントの作成、送信、完了、署名*、保存を通してほぼすべてのフォームの取り込みプロセスを自動化。
- 契約書、注文書、リース契約書、その他のドキュメントを、人為的ミスを発生させることなく準備。
- シートに記録された情報を使用して、都度または自動的にカスタム PDF を生成。
- DocuSign と直接統合し、署名者の役割をシームレスに構成して、カスタム フィールドをシートからテンプレートに追加可能。*
- 署名ステータスをシートで自動追跡。*
- 記入済みの PDF をシートの対応する各行に添付して安全に保管するか、サポートするビジネス ワークフローをすばやく進める。
(*Smartsheet エンタープライズ ライセンスと DocuSign アカウントが必要です)
Enterprise Plan Manager
セキュリティとガバナンスに関する地域の自立性とグローバル コントロール。
- 組織に最も適したアカウントおよび請求構造を備えたプランを設定し、マネージド プランで業務遂行に必要なツールを購入できるようにする。
- システム管理者がすべてのドメインを検証し、会社全体に存在するすべてのプランを見つけ出し、そのすべてを IT の管轄にすることが可能。
- アクセスをグローバルに管理できるように、すべてのプランに共通の SAML SSO ログインを設定。
エクスポート、電子メール送信、印刷
Smartsheet での作業内容を、ビジネスに適した複数の形式で簡単に共有。
- レポートやシートを Microsoft Excel、PDF、Google スプレッドシートにエクスポート。
- ガント チャートを PNG 画像および Microsoft Project としてエクスポート。
- シート、レポート、ダッシュボード、ガント チャート、およびカード ビューのカードを印刷。
- シートやレポートの情報を電子メールで共有。
フォーム
内部および外部の関係者からエラーのない一貫したデータを簡単に収集し、それに基づいて行動。
- シートの列に自動的にマップするブランド化されたフォームをすばやく作成。
- フォームで条件付きロジックを使用して、適切な人に適切な質問を表示。
- データ検証によるデータの整合性を確保。
- ダッシュボードや Web サイトに埋め込んだり、固有のリンクを共有したりして、フォームへのアクセスを容易化。
- Smartsheet モバイル アプリでフォームを使用して、接続がない場合や接続状況が悪い場合でも、どこからでも情報、写真、ファイルを送信。
- 各種リクエストやイベント登録者の管理、現場データやカスタマー フィードバックの収集などに最適。
数式
データを計算、収集、自動化する機能を使用してお客様のプロセスを強化。
- 次のような質問に答えるために、80 以上の数式の関数から選択可能:
- タスクはリスクがある状態か？
- プロジェクト フェーズ別の予算は？
- この依頼者はどの部門に所属しているか？
- 今年期限が切れる契約の数は？
- 先月の収益は？
- シート間の数式を使用して、数式内の他のシートをすばやく簡単に参照可能。
- 数式と条件付き書式を一緒に使用して、傾向とリスクのあるタスクを簡単に特定。
- 計算値で自動化をトリガー可能。
ガント
タスク リストをタイムラインに変換して、プロジェクトの依存関係を追跡。
- 依存関係と先行タスクの列でガント チャートを設定して、クリティカル パスを作成。
- ドラッグ アンド ドロップで開始日または終了日を調整したり、タスク間に依存関係を作成したりすることが可能。
- プロジェクト期間中の変動を追跡するためのベースラインを確立。
- プロジェクトのタイムラインのクリティカル パスで重要なタスクをすばやく強調表示し、どのタスクがプロジェクトの完了日に影響しているかを一目で確認。
- プロジェクト管理者がプロジェクト内のタスクの期間やタスク同士の関係を視覚的にわかりやすく追跡するのに最適。
グリッド
チームが作業の情報を収集し、追跡し、共同作業を行うための場所。
- 使い慣れたスプレッドシート形式の列に記号、日付、連絡先リストなどの列タイプを指定して、シートをさらに便利に使用。
- ドキュメントを直接シートに添付して、プロジェクト資料を 1 か所で管理。
- シート内で自動化ルールを簡単に設定して更新を促し、タスクを計画通りに遂行。
- 行間の親子関係を示す階層を作成したり、条件付き書式や数式を使用したりして、視覚的および自動的に情報を整理。
- プロジェクトの管理、クライアント フィードバックの追跡、イベント プランニング、監査やコンプライアンスの管理、デュー ディリジェンス リストなどに最適。
統合
Smartsheet にネイティブに組み込まれている他社ツールとの統合機能により、アプリの切り替え不要で機能やデータへすぐにアクセスして作業可能。
- Google G-Suite、Microsoft Office 365、Adobe Creative Cloud、Box、DocuSign、Slack、Workplaceチャット、Microsoft Teams、Google Hangouts Chat、Skype for Business、Gmail、Outlook など、クラウド生産性向上スイートやメッセージング アプリケーションとシームレスに統合されている Smartsheet を使用して、誰もが使い慣れた環境でやるべき仕事に集中。
- 一部の統合機能は、Smartsheet のビジネス プランまたはエンタープライズ プランのお客様向けとなっています。
モバイル アプリ
どこにいても、プロジェクトのステータスをリアルタイムで確認し、情報を収集して共同作業ができる。
- 移動中にシート、レポート、ダッシュボードのリアルタイムの更新を確認。
- 写真のアップロード、現在地のマーキング、スキャン用バーコードなどを使って、業務内容をわかりやすく説明。
- オンライン接続がない状況でも、オフライン フォームを使用して場所を選ばずに情報を収集。
- 更新および承認リクエストをすばやく処理し、コメントをリアルタイムで表示して返信。
- プッシュ通知を即時受信して、適切なタイミングで対応。
通知センター
重要なタスクや更新をすべて 1 か所で確認して、直ちに対応。
- Smartsheet 内でアラートを直接受信して最新情報を入手し、重要なタスクに対応。
- 更新リクエストと承認リクエストを確認して返信。
- 重要な作業に集中できるように、通知ルールをカスタマイズ。
- モバイル プッシュと電子メールによる追加の通知を設定。
プラン インサイト
お客様のプランのコネクテッド ユーザーの数とタイプを把握し、継続的な監督とアカウント管理をサポート。
- コネクテッド ユーザー レポートでは、コネクテッド ユーザーのデータを詳細に確認することで、Smartsheet を使用して会社の成長と支出を管理し、理解することが可能に。
- システム管理者は、管理センターでコネクテッド ユーザーの詳細を確認可能。
- また、各コネクテッド ユーザーの情報を織り込んだレポート全文のダウンロードに対応。
プレミアム アドオン
組織全体で価値を押し上げるプレミアム アドオンのポートフォリオの拡大により、Smartsheet ソリューションを強化。
- Control Center で大規模に変化を管理しながら、一貫性を保ちつつ運用リスクを抑えてビジネス戦略を展開。
- Dynamic View を使用して、安全できめ細かいアクセシビリティをスケーラブルに提供。
- 強力な完成されたソリューションである Accelerator を使用して、迅速なビジネス価値の創出とリアルタイムの可視性を実現。
- 複数のシートにデータをマッピングし、DataMesh とのデータの整合性を維持。
- Pivot アプリを使用して、データを動的に更新および分析。
- 異なるデータを集約し、共同作業を促進し、複数のビジネス システムにリアルタイムな可視性を提供。
プロジェクト
チームがスピードと責任感を意識しながら一丸となって遂行することを促進し、より良い成果をいち早く獲得。
- グリッド ビュー、カード ビュー、ガント ビュー、カレンダー ビューを簡単に切り替えて、タスクを見やすく視覚化。
- Google ドライブ、OneDrive、Dropbox などに保存されているファイルへのリンクを添付して、誰でも最新情報にアクセス。
- 自動化された更新リクエストと承認リクエストを送信することにより、作業を合理化し、会議の数を削減。
- コメントと @メンションを使用して、特定の作業項目について適切な関係者とコミュニケーション。
- 直感的かつ安全に共有権限レベルを設定して、アクセスを制御。
- ウォーターフォール型とアジャイル型の両プロジェクト、製品発売、スプリント プランニング、イベントなどに最適。
公開
シート、レポート、またはダッシュボードを公開して、簡単に共有。
- Smartsheet にログインしなくても誰もがアクセスできる、公開アイテム専用の URL を生成。
- アクセス制御オプションを使用して、リンクにアクセスできるユーザーを制御。
- 既定のビューを、グリッド ビュー、ガント ビュー、カード ビュー、カレンダー ビューのいずれかに設定。
- Web サイトのソース コード内に iframe コードを埋め込み、シートまたはレポートを表示。
- 公開アイテムは動的であるため、常に現在のデータを表示。
- 誰でも自分のシートから Smartsheet 以外のカレンダーに日付を追加できるよう、Smartsheet カレンダーを iCal に公開。
レポート
シート データをフィルターするか組み合わせて、重要なものを強調表示。
- 複数のシートを使用する作業を管理および更新可能。
- シート メタデータまたは列の値でフィルターを適用して、個々の作業に関するインサイトを得る。
- ソース シートを同様に更新する双方向レポートから直接ステータス更新が可能。
- データを共通の値でグループ化して要約し、迅速にインサイトを得て、ダッシュボード グラフに情報を提供。
- レポートを共有、送信、公開して、常にチームと最新情報を共有。
- PDF、Excel、Google スプレッドシートなどにエクスポート。
- ポートフォリオ管理に最適で、すべてのタスクを単一のリストや選び抜かれた作業ビューなどに取り込み可能。
Resource Management by Smartsheet
最適なプロジェクト チームの特定、リソース割り当て問題の解決、採用ニーズの予測を実現。
- プロジェクトの予算: 計画した時間と実際にかかった時間を確認して、プロジェクトを予算内に収める。
- ポートフォリオ管理: チームのキャパシティに基づき、自信を持ってプロジェクトのスケジュールを立てられる。
- 時間の追跡: あらかじめ記入されたタイム シートによって、チーム メンバーが簡単に勤務時間を提出。
- レポート作成: ビジネス全体のパフォーマンスと傾向を把握し、成長に向けた計画を立てる。
共有
共同作業者が最新の作業内容を確認可能。
- Smartsheet アカウントの有無を問わず、社内外の共同作業者との共有を実現。
- 各共有ユーザーが Smartsheet アイテムで行えることを管理するため、所有者、管理者、編集者、コメント者、閲覧者の権限を設定可能。
- Smartsheet アイテムを公開して共有することで、共同作業者やエンドユーザーが Smartsheet にログインすることなくアイテムを表示可能。
更新リクエスト
事前設定されたルールによってトリガーされる自動リクエストを誰でも設定可能。
- Smartsheet アカウントの有無を問わず、主要な行が共同作業者によって更新されるよう、更新リクエストを送信。
- 共同作業者に表示する列を選択。
- リクエストを 1 回送信、または定期的なリクエストとして設定。
- 関係者はシンプルなフォームを使用して、デスクトップまたはモバイルから簡単に情報を追加または変更することが可能。
WorkApps
共同作業を簡略化するために、各関係者のビューに固有のアプリケーションを構築して管理。
- シート、フォーム、レポート、ダッシュボード、Tableau レポートや Google ドキュメントなどのサード パーティ コンテンツを使用して、数分でアプリを構築、管理、共有。
- チームに合わせたエクスペリエンスを提供 - WorkApps の役割ベースのビューにより、最重要事項を迅速に見つけてそれに集中できるため、効率的な共同作業が可能。
- セキュリティと関係者の集中を維持 - チームは元のシートにアクセスすることなく、WorkApp 内のコンテンツにアクセス可能。
- IT チケット発行から建設、物流に至る幅広いユース ケースに最適。WorkApps により、リモート チームが現場と簡単につながることができる。
ワーク インサイト
自動生成された主要なインサイトの情報を活用して、優れた意思決定を実現。
- 履歴シート データを視覚化し、作業の傾向を分析および監視するグラフを自動的に生成。
- 自動生成されたインサイトを設定してフィルターするか、表示したいデータに基づいて新しいインサイトを作成。
- バーンダウン、時系列、列のスナップショットなど、さまざまなグラフ形式でデータを表示。