セント・エドワーズ大学、Smartsheet により学術的 IT リソースを管理し、リモート学習をサポート

テキサス州オースティンにあるセント・エドワーズ大学は使命重視のリベラル アーツ スクールとして、個人指導と厳密な学術的プログラムを通じて全人格的教育を行うことを誇りとしています。それを支えるには、どの大学においても、IT リソースとプロジェクト管理プロセスをできる限り高度化および効率化する必要があります。COVID-19 パンデミック中、Smartsheet は、セント・エドワーズ大学が少ないスタッフで重要なプログラムやサービスを維持し、大学の教育的使命を支える戦略的な意思決定を行えるよう支援してきました。

セント・エドワーズ大学の IT リソース管理担当副社長 Danny Lorenty 氏が Smartsheet を使い始めたのは、2015 年、IT プロジェクト マネージャーとして IT チームの計画、予測、在庫のライフサイクル管理を改善するために、複雑な大規模 IT プロジェクトを管理する優れた方法を必要としていたときでした。プロジェクト マネジメント プロフェッショナル (PMP®) の資格を取得したばかりの Lorenty 氏には、さまざまな関係者と情報を共有するためのシンプルなフレームワークを構築するという目標があったのですが、電子メールやスプレッドシートのような断片的なツールではそれを達成できないことがわかっていました。Smartsheet により一貫性のないチーム プロセスを標準化し、繰り返しタスクを自動化する機会が提供されました。その後、彼は IT 予算の管理まで担当するようになりました。

「何かを管理するには、まず自分が何を持っているかを知る必要があります。」と Lorenty 氏は言います。「そこで最初に、契約、更新日、更新内容など、すべてのサービスのポートフォリオを作成しました。その後資産に取りかかり、各部門と協力して、サーバー、デスクトップ、研究室のコンピューターなどをすべて記録したことで、予算に関する重要なインサイトを得られるようになりました。最初に購入した日付に基づいて、買い替えの時期を判断できるようになったのです。すべて Smartsheet で作成された 5 年間予測は実によくできており、それがリソース管理機能を大学の戦略的な資産へと一気に押し上げました。」

一貫したデータ取得と共有による透明性の向上

現在セント・エドワーズ大学の IT チームでは、Smartsheet によって、契約の追跡と更新、資産の在庫と管理、プロジェクト管理、アップグレードや交換の予測と計画を手作業なしで行っています。Lorenty 氏は、IT 予算のさまざまな側面を (WorkApps としてまとめられている) シート システムで管理し、重要なデータはすべて可能な限りリアルタイムで確認できるようにしています。ダッシュボードには最新の情報が表示されるため、リーダーシップは、進化する財務上の制約に対応した、情報に基づく意思決定を行うことができます。

「私たちの最初の目標は、経営陣や CIO に対して、財務状況、サービス ポートフォリオ、資産の透明性を確保することでした。」と Lorenty 氏は言います。「現在の目標は、IT スタッフの認識を適切なレベルにまで高めることです。正しい情報がなければ、大口の契約がすべて成立しており、お金がふんだんにあると錯覚してしまうかもしれません。逆に予算の制約の話ばかりしていると、物事がひどい状況で、何もかもを止めるべきだと思えてきます。ですから、的確な情報で流れを作り、正確なストーリーが常に伝わるようにすることが私の役割の中で非常に重要なのです。Smartsheet は、そのストーリーのためのプラットフォームです。」

また、COVID-19 パンデミックで大学のプログラムが完全に仮想化されたとき、IT チームは Smartsheet のおかげで、勉強を続けるためにノート パソコンや Wi-Fi ホットスポットを必要としていた学生により良いサービスを提供することができました。Lorenty 氏は学生のプライバシーを保護しながら必要な人に必要な情報を選択的に提供できるように、Smartsheet Dynamic View を使用して技術貸出プログラム シートを作成しました。学生にリソースが必要だと学生課が判断すると、Dynamic View によって、必要な詳細情報のみが技術パートナーである Verizon (ベライゾン) と Ricoh (リコー)、および配送パートナーである FedEx (フェデックス) に送信され、適切な備品が確実に学生に届けられます。

幅広いニーズに対応する適応力の高いプラットフォーム

Lorenty 氏は、Smartsheet の最大の特長の 1 つは柔軟性だと言います。習得が簡単で使いやすいため、ソリューションを思いついてからわずか数週間で大学全体に影響を及ぼすことができます。特別なプラットフォームを評価して調達する必要がないので、そのための予算を確保する必要もありません。Smartsheet を使ってテストし、必要な状態にたどり着くまでイテレーションを行えばよいのです。

「作業自体、たとえば財務分析や予測などは、Smartsheet でなくてもできると思います。」と Lorenty 氏は言います。「でもその作業を行いながら透明性を通じて文化に影響を与えることができたのは、Smartsheet のおかげです。ただ分析を実行して人に見せるのではなく、それをストーリーとして伝えられるようにするという発想です。昨年のお金の使い道について疑問に思う人がいても、それまでの経緯、予算のリクエスト、それに関連するプロジェクトなど、すべての情報がそこにあるのです。そのためのオーダーメイド プラットフォームは、本当に貴重です。」

また、Lorenty 氏は、Smartsheet がプラットフォームに機能を追加し続けている点も気に入っています。「Smartsheet は新しい機能をどんどん追加しています。つまり、その機能を使って何ができるのか、その可能性は尽きることがありません。」このようにイノベーションを継続することで、Smartsheet は常に大学のニーズに対応しています。Lorenty 氏は、当初は鳴り物入りで導入されたにもかかわらず、1 年も経たないうちに人気がなくなっていったプラットフォームをいくつか見てきました。セント・エドワーズ大学で、Smartsheet は今も健在です。

大学全体にシームレスに導入

Smartsheet は、IT チームだけでなく、財務、買掛金、リスク管理、施設、イベント、人事など、大学の各部門で使用されています。IT 部門は最近大学図書館と合併し、その財務監督機能が Lorenty 氏のポートフォリオに追加され、コレクション管理に Smartsheet が導入されました。

Smartsheet の最も重要なメリットの 1 つが、契約更新や調達の管理などの重要な管理分野にかかる時間と手間を削減できることです。近年の高等教育機関が直面している課題をセント・エドワーズ大学も例外なく抱えており、予算を調整することで、このような課題、特にパンデミックによってもたらされた課題に対応する必要がありました。Smartsheet によって Lorenty 氏は、常に逼迫している人件費の予算を奪い合うことなく、より多くの仕事をこなすことができています。

「大げさではなく、IT 部門の新しいビジネス機能の多くが、Smartsheet のおかげで実現できたと思っています。」と Lorenty 氏は言います。「図書館の場合、1 年間に 200 以上の契約を更新しなければなりません。これはフルタイムの仕事で、更新の専門家がいないと処理し切れませんでした。しかし、更新プロセスを Smartsheet に組み込んだので、学生を雇って作業を継続できるようになりました。IT のロードマップもそうです。各部門の責任者にその年のロードマップを作成してもらい、それを事業部全体に展開しているのですが、そうでなかったら、フルタイムのポートフォリオ マネージャーが必要になるでしょう。IT の調達、更新、予算管理それぞれを、フルタイムで行うことになると思います。それに、私は週に 100 時間も仕事に費やすつもりなんてありません。」

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。