Rackspace (ラックスペース)、Smartsheet Control Center によって一貫性と透明性を確保しながら年間数百時間を短縮

Rackspace Technology (ラックスペース テクノロジー) のコーポレート プロジェクト管理オフィス (PMO) は、グローバルなポートフォリオ全体で、新しいプロジェクトやプログラムの管理を標準化し合理化するためのプラットフォームを必要としていました。Rackspace (ラックスペース) は Smartsheet を使用して、手動プロセスと非効率的なシステムを、一貫したテンプレート、自動ワークフロー、柔軟な共同作業機能が採用されているプラットフォームに置き換え、数百時間もの作業を削減すると同時に、可視性と説明責任を飛躍的に向上させました。

「結局、さまざまなことに Smartsheet を使っています。」と、Rackspace Technology (ラックスペース テクノロジー) の日本市場向けプログラム マネージャー Lisa Wagstaff 氏は言います。彼女は、最近まで米国で同じ役割を担っていました。「プロジェクトの実行には Control Center のテンプレートを使っていますが、データを収集する必要がある場合は必ず Smartsheet を起動して、「どうやってこれを作成すればいいんだろう？」と考えています。十中八九、どこかのタイミングで誰かと共同作業する必要が出てきます。それなら、今まとめてしまえばよいのです。それには Smartsheet が不可欠です。」

Rackspace (ラックスペース) は顧客がクラウドへの移行を加速できるよう支援しており、これは COVID-19 パンデミック中、ますます重要性を増しています。Wagstaff 氏は最近日本に拠点を移しました。日本ではクラウドの構築やリモート戦略の策定が他国に比べ遅れているため、クラウド体験の最適化と管理を特に急いで進めなければなりません。

「私たちは、お客様にさまざまなクラウド技術の最適なバランスを理解していただいたうえで、そのニーズを満たせるようお手伝いすることに重点を置いています。」と Wagstaff 氏は言います。「日本では、まだ多くのお客様が断固としてオンプレミスのソリューションに投資しています。在宅勤務という概念をあまり受け入れていないにもかかわらず、そのモデルを数週間で採用することを余儀なくされ、多くの企業が苦戦を強いられました。私たちの目標は、パートナーと協力して、このようなお客様が効果的にクラウドに移行できるよう支援することです。」

テクノロジー ベンダーの選択からセキュリティ管理まで、顧客独自のニーズに合ったソリューションをそれぞれ提供するには、柔軟性と革新的な思考が必要です。Wagstaff 氏によれば、プロジェクトの作成と追跡が手作業で行われ、一貫性がなかったことから、コーポレート PMO のイノベーションを起こす能力に限りがありました。Wagstaff 氏が Rackspace (ラックスペース) に入社したとき、レガシーの PM プラットフォームはライセンス コストが高く、定期的にデータ損失を引き起こすバグもあったので、使用が廃止されつつありました。移行期間中はスプレッドシート、電子メール、PDF を使用してプロジェクトのステータスを追跡しレポートしていましたが、その後すべてを Smartsheet に置き換えられたことに彼女は満足しています。

「前のツールでは、週次レポートを手作業で作成しなければポートフォリオ レベルのレポートを作成できませんでした。」と Wagstaff 氏は言います。「テンプレートがないため一貫性を確保できず、プロジェクトを同一条件で比較することができません。共同作業もまったくできませんでした。どのようなカスタマイズでも必ずコンサルタントに依頼する必要があり、社内ではツールをサポートできませんでした。それがすべて、Smartsheet に移行することで解決されたのです。」

Control Center による一貫したプロジェクト管理

現在 Rackspace (ラックスペース) のコーポレート PMO は、Smartsheet を使用して、地理的な境界やチームの境界をまたがるプロジェクトやプログラムをより効率的かつ戦略的に作成および管理しています。Wagstaff 氏のチームは Control Center を使用して、プロジェクトとプログラムの標準的なブループリントを作成することができました。1 つのプロジェクトに 4 ～ 5 個の専用シート一式が、10 個のオーダーメイド レポートにフィードされます。1 つの場所で情報が更新されると、自動化されたセルの相互リンクによりすべての場所が新しい詳細情報で更新されるため、プロジェクトのポートフォリオ全体で正確な比較と進捗の測定を容易に行えるようになりました。

「Smartsheet を導入する前は、一貫性を確保するのが大変でした。」と Wagstaff 氏は言います。「Control Center を導入したことで、ある種のテンプレート セットを作成せざるを得なくなり、そのテンプレート セットに合わせる必要が出てきました。このことにより、グローバル更新が実行できるようになったのです。これをきっかけに、私たちが求めるプログラムやポートフォリオ レベルの説得力あるレポートを作成するために、どのようなテンプレートを作成すべきか考えるようになりました。今では、レポート作成を日々の業務の中でスムーズに行えるようになっています。」

Wagstaff 氏は、現在のステータス、マイルストーン、前後 90 日間の成果物などのデータが、ポートフォリオ レベル、プログラム レベル、およびプロジェクト レベルで表示されるダッシュボードを作成しました。このダッシュボードでは期限に対する進捗状況を測定する計算式とともに、ステータスが赤・黄・緑の 3 色で表示されます。この色は、予定されている作業セッションやプロジェクトの完了に影響を与える他の情報に合わせて、プログラム マネージャーやプロジェクト マネージャーが修正できます。

また、ダッシュボードの表示により、より良いリソース計画が可能になります。マネージャーは、どのプロジェクトにスタッフが積極的に配置されているかを確認したり、フィルターを使って個人のタスク リストを表示し、誰が過負荷になっているか、あるいは新しい割り当てに誰が対応できるかを特定したりすることができます。

「プロジェクトはプログラムに、プログラムはポートフォリオに組み込まれます。」と Wagstaff 氏は言います。「変更を加えると、ポートフォリオに対する影響をリアルタイムで見ることができます。プロジェクト間で高レベルのリスクや問題を比較したり、必要なリソースを確認したりすることができるのです。もし Joe に同じ日に 5 つのプロジェクトで 5 つの異なるタスクが割り当てられた場合は、何かの手違いがあることがわかるので、それぞれのプロジェクト マネージャーと解決できます。プロジェクト間でこのような一貫性を確保できるのは、本当に助かります。」

プロジェクト セットアップの時間を数百時間短縮

Rackspace (ラックスペース) のコーポレート PMO は、Control Center のテンプレートを使って、新しいプロジェクトやプログラムのセットアップを標準化しました。既存のプロジェクトをコピーして手動で更新する作業に以前は平均 8 ～ 10 時間かかっていましたが、テンプレートから新しいプロジェクトを作成すれば、情報入力から品質管理/検証まで約 30 分で済みます。プログラム作成の時間短縮も、これと比べて遜色ありません。以前は約 16 時間かかっていましたが、今は 1 時間です。通常、年間 30 ～ 50 の新規アクティブ プロジェクトを 5 ～ 10 個のプログラムで動かしているチームの場合は、1,000 時間近い労力の節約になります。また、Control Center のグローバル更新機能により、テンプレートや機能の変更が自動的にプッシュされます。ポートフォリオ全体を手動で検索したり編集したりする必要はありません。

「私はプロビジョニングも行いますが、本質はプログラム マネージャーです。」と Wagstaff 氏は言います。「Smartsheet によって、チームの残りのメンバーを動かし続けることができます。彼らはプロジェクトを必要としていて、私にはプロジェクトの割り振りが可能です。2020 年に 10 週間日本に滞在しましたが、問題なく日本のチームをサポートし続け、プロジェクトを問題なく開始できました。SaaS 環境があればこれをどこからでも行えるため、PMO の管理職の人数を減らすことができました。」

社内外での共同作業の柔軟性

コーポレート PMO が Smartsheet から得られたメリットの 1 つは、チームや地理的な境界を越えた共同作業をより簡単かつ効率的に行えるようになったことです。プロジェクト情報を 1 か所にまとめ、タスクの所有権と依存関係を明確に追跡することで、必要な情報の所有者やその所有者からの重要な詳細情報の提供を誰が待っているかを、チーム メンバーが簡単に確認できます。Smartsheet では、ライセンスを持たないユーザーとの情報共有も簡単です。このためプロジェクト マネージャーは、ライセンス コストやアクセス制限を気にすることなく、チームや組織が異なる人と関わることができます。

「私はライセンス マネージャーと緊密に連携し、Smartsheet を使用して、ライセンスを調整し合理化しました。」と Wagstaff 氏は言います。「また、無料アカウントの共同作業者とライセンス所有者の違いを、ユーザーに知ってもらうためのキャンペーンを実施しました。Smartsheet ワークフローを使って、更新が必要な人がいるかどうかを毎年を尋ね、マネージャーの承認を得ています。1 年以上かけてわかったのは、同じモデルを備えたツールは他にもたくさんあるため、多くの人は編集ライセンスが必要だと考えていることです。年 1 回のプロセスによって、本当にライセンスを必要としている人を見極めることができ、これが、会社のリソースを節約しながら、適切な人に適切なアクセスを提供するうえで役立ちます。」

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