Quiddity (クイディティ)、Smartsheet によって効率的なビジネス サービスを提供し、顧客の作業時間を年間数千時間短縮

Jasmin Romic 氏が新しいビジネスを立ち上げようと思ったのは、自身が働いていた家族経営の建設会社でわずか 2.5 人の財務部門がこなしていた作業量が、友人の同規模企業の 10 人構成のチームと同じであることがわかったときです。 そこで Romic 氏は、中小企業 (SMB) にエンタープライズ規模の企業と同等の専門サポートと効率を提供し、最終的にはあらゆる規模の組織が創出できる価値を最大化することを使命とした Quiddity (クイディティ) を、姉妹の 1 人と設立しました。 
    
「ビジネスの始動にはほとんど障壁がなく、トレーニングもほとんど要りません。しかし、さまざまな情報を詳しく知ったり、重要なポジションを採用したりする法的義務があったり、個人の経験の積み重ねからメリットを得るしかなかったりします。」と Romic 氏は言います。「そして、一生懸命働いているのに、影響や成果をほとんど生み出していない、という状況に陥ることがあります。すべてのビジネスのあらゆる部門で幅広い経験を備えた専門サポートが必要であり、業務を熟知している人に活躍してもらう必要があると私は信じています。私たちは、お客様がビジネスの財務管理を行えるような仕組みを提供しています。テクノロジーとソリューションを活用し、企業がスケーラブルなオペレーションを構築できるように支援する方法を探しているのです。」

Quiddity (クイディティ) は Smartsheet を使用して、ビジネス プロセスの自動化、日常業務の簡素化、リスクの低減、社内全員のタスクの標準化と文書化を実現しています。SMB によるスケーラブルなオペレーションの構築と、大規模組織による次の成長段階に向けての最適化の両方を、テクノロジーとソフトウェア ソリューションでサポートする、という同社の使命にこのプラットフォームは欠かせません。Smartsheet は、顧客とのやり取りや事業としてのあり方を形作ることで、効率的なパフォーマンスと継続的な改善を実現してきました。 

「企業は自社製品の分野で IP を研究開発しますが、ビジネスが成長し、規模が拡大すれば、財務部門もそれに合わせて成長する必要があります。私たちが運営する財務部門には、IP が組み込まれています。」と Romic 氏は言います。「今は在宅勤務も増え、オフィスに財務チームを置く必要性は減っています。それでも、その専門知識と機能全体を任せられるソリューションを見つけること、そして単に仕事を提供するだけでなく、その仕事を成長する組織のニーズに合わせてより高い水準で提供することは、やはり重要なのです。」

標準化により拡張性とイノベーションを実現 

Romic 氏は、ENGAGE APAC で Quiddity (クイディティ) における 3 つの大きな Smartsheet 成功事例を紹介しました。1 つ目は社内マスター スコープ ドキュメントで、ワークフローと依存関係によってクライアントのライフサイクルを自動化し、細部まで確実に対処できるようにしました。営業から研修、運用と配送、品質管理へと情報が流れます。顧客と従業員のオンボーディングと終了を管理する標準的な方法もあります。

マスター スコープ ドキュメントでは、Dynamic View を使用して、適用可能な情報を、使いやすいフォーマットで顧客と共有します。また、チーム メンバーが他の役割に移行しても、一貫したパフォーマンスが確保され、情報を効率的に伝達できます。これはこのドキュメントの最も重要な機能の 1 つであると、Romic 氏は述べています。 

「Smartsheet の可視性と制御のレベル、またそれを実現するための管理コストが組織へ及ぼす影響は、まさに驚異的なものです。」と Romic 氏は言います。「Smartsheet で活用している一元化および自動化されたタスク リスト、Smartsheet に組み込まれたリマインダーと管理機能をチケット システムと組み合わせることで、組織で何が起こっているのかを完全に把握することができます。タスク リストはすべて自動化されていますが、だからといって創造力が完全に奪われるわけではなく、その役割を構成するタスクの変更や改善ができなくなるわけでもありません。むしろ、仕事を割り振るための会議のような事務的な負担がなくなり、創造性を発揮できる時間が増えます。会社としても優秀な人材は必然的に異動の可能性があるため、各役割のワークフローを保持できます。そして何より大きいのが、すべてのタスクのコストを瞬時に把握し、コストに見合うメリットがあるかどうかを判断できるというメリットです。このソリューションは、無駄な作業を排除し、役割をシームレスに移行し、各役割の影響を最適化し、そしてビジネスの成長に合わせて管理コストを賢く抑えるものなのです。」

財務的な課題を不良債権化する前に解決 

Quiddity (クイディティ) は、Smartsheet を顧客の債務者管理ソリューションの基盤として使用しています。この顧客は、年間数十万ドルの不良債権を処理していました。そのレガシー ソフトウェア システムでは、顧客アカウントの問題の監視および管理をするにも限界があり、回収や債務不履行になる前に対策を講じ、解決するのが困難でした。Quiddity (クイディティ) チームは、明確なアラートとコミュニケーション システムがあれば、事後的ではなく積極的にアカウント管理を行えることに気付きます。顧客と効率的に連携するには、コミュニケーションを 1 つのプラットフォームにまとめられるソリューションが必要でした。そして、こうした条件を満たす俊敏性と使いやすい機能を備えていたのが Smartsheet です。

「顧客アカウントの期限が切れ、リスクにさらされているときに、多忙なマネージャーに電子メールでエスカレートするのは非効率です。受信トレイがいっぱいだと、その中のコミュニケーションに優先順位を付けるのは、誰にとっても大変なことです。」と Romic 氏は言います。「送信されたすべてのコミュニケーションを追跡するための可視性も、それに対する説明責任もありませんでした。Smartsheet では、履歴を含む顧客アカウント行を適切な担当者に割り当てれば、期限切れのアカウントをエスカレートできます。また、誰もが次のステップを確認することができます。リストが空白の場合、必要なことはすべて完了しています。リストに何か示されている場合、それは実行可能です。」

Quiddity (クイディティ) は、複数の部門のマネージャーが債務者データを早い段階で確認し、処理できるようにする Smartsheet ソリューションを構築しました。これが社内の共同作業を向上させ、回収や顧客とのコミュニケーションに体系的かつ戦略的に取り組むことを推進し、信用に関する問題が発生するのを未然に防ぎます。Smartsheet ソリューションのリアルタイムなデータ更新により、顧客に迅速に対応し、回収の進捗状況を確認できます。

「Smartsheet の柔軟な機能により、改善点があればそれを追加し、プロセスの進化に合わせて、作業を行いながらソリューションを開発することができました。」と Romic 氏は言います。「これを、開発者にソリューションを構築してもらう場合と比べてみてください。開発やその維持にどれくらい時間がかかると思いますか？ソリューションを展開しながら、見つけた機会に適応する能力が必要なのです。それは利用可能な情報を活用し続けて、取り組み方や、提供の量やその速度を改善することです。そして、それはすべて測定可能です。」

この債務者管理ソリューションが回収チームをやる気にさせたことで、顧客の回収成果が劇的に上がった、と Romic 氏は言います。現在、毎月繰り越される債務はごく一部で、不良債権も前年度比で 80% 以上削減される見通しです。

スタートアップ企業を強化するプラットフォームの統合 

Quiddity (クイディティ) は、複数の州にまたがる短期資産のリースをビジネス モデルとするスタートアップ企業を対象に、Smartsheet を使用して、エンドツーエンドのオペレーション ソリューションを開発しました。そして、カスタム ソフトウェアにかける予算がなかった顧客と協力して、財務チームとオペレーション チームをつなぐ Smartsheet ソリューションを作成し、請負業者の支払い、請求書発行、リースと収益の追跡、請負業者のスケジュール管理、資産のスケジュール管理を効率化しました。 

これは、顧客の Pipedrive CRM を Zapier アプリ コネクタを介して Smartsheet に統合し、Smartsheet にデータをフィードするソリューションで、ステップからステップへのワークフローを自動化し、資産のリースと設置プロセスを容易にします。 

設置の予約や請負業者の空き状況は、Smartsheet のカレンダー機能で管理されています。請負業者は、資産の写真が添付された仕事の情報をモバイル デバイスで受け取ります。Google アドレス検証、条件付き品質チェックリスト、電子署名は Appsheet で管理され、Smartsheet と統合されています。Quiddity (クイディティ) は、アプリ開発者に作業を依頼することで発生する遅延や追加コストなしで、迅速にソリューションを作成することができました。このソリューションは、すべての部門 (財務部門を含む) のニーズを満たしています。

「数分以内に Web フォームを作成し、顧客やエンド ユーザーと共有して、効率的に情報を収集することができます。革新的なオペレーションを行っているため、これは評判にプラスの影響を及ぼしており、組織にとってのメリットは多岐にわたります。」と Romic 氏は言います。 

「このようにテクノロジーを活用し、それを使って日々の問題を解決し、顧客のビジネスを効率化し、顧客にとってシンプルで簡単、かつシームレスで頼りになるものとするノウハウがあれば、それはほぼソリューションと同義になります。」

リーダーが安心して実行できる堅牢なプロセス

Quiddity (クイディティ) は、Smartsheet によって、無駄な時間、二度手間、断片的なコミュニケーションを減らし、ビジネスを前進させることができています。自動化されたプロセスは、一貫したサービスを提供できるよう複製し、新しいニーズに合わせて調整できます。 

このソリューションの本当の価値は、リーダーシップ チームがより戦略的な目標に焦点を当て、会社の方向性に期待を寄せ続けられることだと、Romic 氏は言います。多くのリーダーたちにとって、組織が成長するには、自信を持って安心して一歩踏み出せることが非常に重要です。

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