Populous、財団で Smartsheet を使用してグローバルなスポーツ イベントを構築

ファイナル フォーやオリンピックなどの大きなイベントは、世界の注目を集めます。 世界有数のスポーツ施設建築会社である Populous は、会場の建設から交通の流れ、照明に至るまで、あらゆる細部が何千人もの来場者と何百万人ものテレビ視聴者の視線に晒されます。 このような大規模な集まりを遅延やミスのないように構築して実行するためには、広範な計画と何百ものパートナーやベンダーとの共同作業が必要です。 Smartsheet は、Populous がすべてのタスクと期限をシームレスに管理できるようにし、人々を結びつけるという使命を達成するために活用されています。

「私たちは建築家中心の取り組みを行っており、目に見えない方法でソリューションを提供しています」と、Populous のプリンシパルである Marc Klein 氏は言います。 「私たちがイベントに提供するプロの建築のレベルの高さにより、Populous のイベントはシームレスで、他社のイベントの違いを感じることができると思います。 私たちは難易度の高いイベントを提供し、すべてをそこにあるのが当然のように見せることができます。」

Klein 氏が 10 年以上前にプロジェクト管理の責任者として Populous に入社したとき、彼の目標の 1 つはプロセスを標準化することにより、建築家が印象的な会場の設計と開発に専念できるようにすることでした。 彼の同僚は紙やスプレッドシートに依存していましたが、それに置き換わる、幅広いユニークなイベントで一貫したアプローチを可能にするツールを必要としていました。

「私たちは自分たちの方法とツールを、提供を依頼されていたイベントのレベルにまで高める必要がありました」と Klein 氏は言います。 「私たちのイノベーションはすべて、実施していた提供方法やプロセスではなく、設計にありました。」

Klein 氏は、機能と柔軟性の適切な組み合わせを見つけるために、幅広いプロジェクト管理ツールを検討しました。 予算と納期の管理、 ファイル共有、議事録や議題を素早くまとめる機能は必須項目の長いリストの一部で、犠牲にできるものはありませんでした。 また、働き方も重要でした。「建築家はガント チャートを嫌います」と Klein 氏は言います。また、適切なソリューションは誰でも簡単に使えるようになる必要がありました。 Smartsheet は、Klein 氏の最も重要な要件である 柔軟性、豊富なレポート、コスト、使いやすさを満たしました。

要求の厳しいプロジェクト向けの柔軟なソリューション

NHL のイベント、NCAA ファイナル フォーからオリンピックまで、Populous が手がけるイベントは複雑でユニークです。 Klein 氏は、多くのプロジェクト管理ソリューションは厳密に定義されたテンプレートやプロセスに依存しており、それは彼や彼のチームが行う必要のある作業に合わないことを発見しました。 既成の Smartsheet テンプレートと既存のシートからテンプレートを作成する機能により、Klein 氏はプロセスとアプローチを標準化し、イベントごとにカスタマイズされたワークスペースを設定することができるようになりました。

「私たちが行うすべてのプロジェクトで、私は新しい人々、新しいスタジアム、新しいベンダーと新しい街で仕事をします」と Klein 氏は言います。 「私たちの会社組織に属さず、当社のサーバーや VPN にアクセスできないチームと共に使用できる、本当に迅速に実行できるプロセスと方法を導入する必要がありました。 すべてのプロジェクトにわたって、都市から都市へ、チームからチームへと移動でき、人々をスピードアップさせ、迅速に作業できるようにするためのプロセスが必要でした。」

適切なパートナーやベンダーのための適切な情報

Klein 氏は数千行のマスター スプレッドシートを設定していたため、少数のタスクの管理しかしていないパートナーをすぐに打ちのめしてしまいました。 Smartsheet を使用することで、Klein 氏は安全計画、輸送、フェンスの建設、許可、その他の大規模なグローバル イベントのすべてのコンポーネントのための補助シートを作成することができます。 ベンダーやパートナーは、全体の一部を見ます。 彼らが自分たちの情報を入力すると、Klein 氏は自動更新やアラートを受け取り、競合を即座に発見して解決することができます。

予算に合ったコストで強力な収益を獲得

Populous のクライアントは、優先順位はさまざまですが、どのクライアントも予算を重視しています。 投資に対して最高のショーを実現したいと考えるイベント主催者もいますが、バスケットボールの試合を主催する大学は、学校のすべてのスポーツ チームをサポートするスポーツ予算を効率的に使用する必要があります。 Smartsheet のユーザー ライセンスはイベントの規模に関わらず手頃な価格であるため、Klein 氏は、イベントのクライアントが必要とする機能を予算内で提供するためのコスト計画を簡単に構築することができます。 Smartsheet では、状況が変化したときに簡単な承認プロセスとともに支出をリアルタイムで表示することもできるため、Populous がイベントの実施中にコストを管理するのに役立ちます。

「Smartsheet は、現場での予算管理や変更要求管理に大きな効果を与えてくれました」と Klein 氏は言います。 「すべて口頭で承認された変更要求が 2 週間後に見つかったとき、クライアントは『ここに 85,000 ドルの変更要求がある。 誰がこれを全部承認したのか？』と言いました。そして、それを解明するのに何週間もかかりました。 現在は完全なログが作成され、全て承認されています。すべての変更要求プロセスを Smartsheet とチェック ボックスで構築し、クライアントとやり取りしています。 そのため、予期せぬコストと、一体何が起こったのかを解明するための人手という両方の観点で、イベントの最後にこのような大きな「困った事態」が起きることはなくなりました。」

Populous の何社かのクライアントは、Smartsheet が非常に価値のあるものであることを知り、日常的な使用のためのソリューションの採用を支援するよう、Klein 氏に協力を依頼しています。

「現在、当社のライセンスを使用して 3 つの異なる組織をサポートしていますが、これらの組織はイベント関連以外の活動のために Smartsheet を使用しています」と Klein 氏は述べています。 「彼らは私たちに専門料金を支払い、トレーニング、設定の完了、サポートを依頼しました。 そして私たちは Smartsheet ライセンスの足跡を残してきました。」

簡単に習得してすぐに使用

Populous は、その分野のスペシャリストであるベンダーと連携していますが、そのようなベンダーは通常、生産性ソフトウェアを使用していません。 スプレッドシートを長年使用してきた予算管理者をトレーニングする場合でも、毎日コンピュータを使用することはないフェンス建設業者や機械工をトレーニングする場合でも、Klein 氏はパートナーに Smartsheet を紹介し、すぐに生産性を高めています。 使いやすいモバイル アプリを使えば、ベンダーは、資材の配達中でも、チケット保持者に対して会場のゲートが開かれる前に最後のシステム テストを完了している時でも、いつでも最新の情報にアクセスすることができます。

「スプレッドシートを使用できれば、Smartsheet を使用できます」と Klein 氏は言います。 「新しいクライアントに出会ったり、新しい街に行ったりするたびに、「私たちはこのツールを使っているよ」と言うと、誰もが目を丸くします。 彼らは、私がとんでもなく重いシステムを展開していると思っています。 そんなとき私は、『いや、この シートを使っているだけだよ。 ログインするだけで アクセスできる。これはブラウザー上にあって、企業のネットワークを邪魔することなく、すべてみんなが知っているスキルで使えるんだ』と説明します。」

Smartsheet はオンラインでアクセスできるため、国際的なイベントの管理を合理化することができます。 韓国の平昌で開催されたオリンピックでは、デンバーに拠点を置く Klein 氏のチームは、15 時間の時差があるにもかかわらず、韓国のパートナーやクライアントと重要な詳細や最新情報を簡単に共有することができました。 Klein 氏は、印刷された帳票を照合したり、複数のバージョンのイベント スプレッドシートを調整したりしていた時代を懐かしむことはありません。 彼の同僚が世界最大のイベントのために作成する革新的な建築デザインと同じくらいスムーズでプロフェッショナルなプロジェクト管理が、Smartsheet で可能になります。

「イベントの計画とイベント運営チームのための信頼できる単一の情報ソースが得られたことは、間違いなく Smartsheet で得られた最大の利点です」と Klein 氏は述べています。 「何かをする必要があるとき、私はまず『どうやって Smartsheet でできるか』を考えるようになりました。リアルタイムで情報を共有することの価値を実感したので、今はこのようにプロジェクトにアプローチしています。 チーム全体がいつでも情報を入手できることで、非常に多くの価値を得ています。もう昔には戻れません。」

詳細情報

Smartsheet の詳細については、 https://www.smartsheet.com/ をご覧ください。

Populous の詳細については、https://populous.com/ をご覧ください。