Overtime (オーバータイム): ビデオ ファイル管理の一元化と成長に合わせたスケールアップを、Smartsheet および Brandfolder によって実現

Overtime (オーバータイム) は、次世代のスポーツ ファンのためのネットワークとブランドを構築しています。YouTube、Snapchat、IGTV で 40 以上のオリジナル シリーズを公開している Overtime (オーバータイム) は、試合を見るだけでなく、アスリートとのつながりを望むスポーツ ファンのために、包括的で魅力的な体験を提供しています。Smartsheet とそのプレミアム製品 (WorkApps、Brandfolder、Dynamic View、Resource Management by Smartsheet など) は、Overtime (オーバータイム) がネットワークの成長に対応したプラットフォーム上で、膨大な量のビデオ コンテンツや作業計画をより迅速かつ容易に管理するのに役立っています。

「私たちは、視聴者を家族と見なしてターゲティングしています。」と、Overtime (オーバータイム) のシニア プロダクション マネージャーの Tanya Cuadra 氏は述べています。「彼らが何を求めているのかに焦点を当てています。視聴者は、Overtime (オーバータイム) の VIP ページに登録し、同社で働く人々やさまざまなアスリートたちと交流しています。私たちはそれをさらに一歩進めています。Overtime (オーバータイム) は、クリックしているときにテレビに映っているというだけではなく、実際に視聴者の人生の一部なのです。」

Cuadra 氏の役割は、旅行から保険、機器の調達と配送に至るまで、ビデオ チームのロジスティクスを監督することです。その典型的な 1 日の仕事は、特定の番組のスタッフ名簿の記入、シリーズのエピソードやマラソンのパフォーマンスの報告、ビデオが公開される前に必要となる重要なメディア リリースのキャプチャなどです。Overtime (オーバータイム) のスタッフの増員や新シリーズのゴー サインに伴い、Cuadra 氏には仕事のペースを落とさずに管理しなければならない内容が指数関数的に増えています。

「当社が成長するにつれて、その成長を簡単に移行できるようにしたいと考えています。」と Cuadra 氏は言います。「私がここに来てからの 3 年半の間、ずっとそうしてきました。私たちは常に走り続けています。今は、これまでの成長を継続しながら、誰もが簡単に適応できるプロセスを用意できるように整理したいと考えています。」

Overtime (オーバータイム) の最も重要なニーズの 1 つは、シリーズのビデオ ファイルを一元的に管理することです。カットがレビュー プロセスのどの段階にあるのか、どのバージョンが最終版で公開が承認されたのかを明確に示す必要があります。同社は以前、2019 年に Smartsheet に買収された Slope を使用していました。Cuadra 氏は、この移行にどう対処すべきかを考えたとき、膨大な量の情報を管理するための秩序をもたらし、かつ迅速に習得できて使いやすいファイル管理システムが必要だとわかりました。

「当社では多くのクリエイティブな人たちが迅速に動いているので、少し整理する必要がありました。」と Cuadra 氏は言います。「私たちは、従業員全員の時間とともに、予算に組み込む情報を確認し、すべてのビデオを組み合わせるのではなく 1 か所に集めることができるような、拡張性のあるものを必要としていました。」

Cuadra 氏とそのチームは、Slope や Box でのファイル管理、Google ドキュメントでの情報追跡、電子メールやテキスト メッセージでの連絡・更新など、複数のツールを組み合わせてビデオやロジスティックスを整理していました。たとえば、試合終了のブザーが鳴ってから 5 分以内に試合のハイライトをアップするなど、Overtime (オーバータイム) は速さが自慢ですが、どのバージョンのファイルを引っ張ってくるかが明確でないと、そのペースに合わせるのは困難でした。

「バスケットボールの試合を見に行ったら、誰よりも早くハイライトをアップします。」と Cuadra 氏は言います。「迅速なアップロードができず、ファイルを検索して正しいファイルであることを保証できないことで時間通りにリリースできず、そのために他社よりも遅れてしまうことは、当社のビジネスに悪影響を及ぼします。」

制作チームは、さまざまなプロジェクトやファイル管理プラットフォームを評価しました。多くは、使いやすさや堅牢なアップロードとストレージ構造などの魅力的な機能を備えていました。しかし Smartsheet だけが、これらの機能に加えて、Cuadra 氏の指先ひとつでいつでも専門家のアドバイスや問題解決を受けることができる、迅速で充実したサポート プログラムを備えていました。また、Smartsheet の汎用性の高さは、財務、人事、営業、設計など、複数の Overtime (オーバータイム) のチームがこのプラットフォームの恩恵を受けられることを意味しており、スタートアップにとって費用対効果の高いものとなっています。

メディア ファイル管理の煩雑さを解消

シリーズにゴー サインが出ると、Cuadra 氏は Smartsheet にそのシリーズの制作用ワークスペースを設定します。予算を計算し、コストの問題があればフラグを立て、リリース フォームやその他の必要書類をまとめ、エピソード、ビデオ ファイルのバージョン、ソーシャル メディア アセットのトラッカーを作成します。自動化されたワークフローは、完成したリリースを適切なシリーズのフォルダーにルーティングし、更新をダッシュボードにプッシュします。Brandfolder は、シリーズごとに単一の場所を確立し、プロセスの各ステップが完了すると自動的にファイルのバージョンを適切な場所に移動させることで、時間と煩雑さを削減します。

「私たちはすべての番組のマラソンを行い、すべてのエピソードを 1 つにまとめています。」と Cuadra 氏は言います。「YouTube の最終カットは『次の動画」』や『前の動画』などのグラフィックが入っているので、使いたくありません。後で何かを作り直したいときに簡単にできるようにするために、グラフィックも音楽もない生のバージョンが必要なのです。また、シート内のファイルにタグを付けると、それらの列が Brandfolder に直接送られるので、『Hello Newmans』や『Julian Newman』のすべてを取り出したいときに、自動的にすべてを揃えることができるようになります。」

Smartsheet は、各エピソードの視聴率やスタッフの時間から、シリーズがコストに対してどれだけの利益を生み出しているかを示す予算分析まで、意思決定に必要なすべてのデータをキャプチャします。Cuadra 氏は、役員がネットワーク全体のパフォーマンスを確認したり、特定のプログラムの詳細を確認できるダッシュボード ビューを作成しました。

「ダッシュボードでは、CEO はクリックすればすべてを見ることができます。これは、非常に素晴らしいことです。」と Cuadra 氏は言います。「上層部が『Bunchie』のような番組がどうなっているのかが気になったときには、前シーズンの分析結果や、予算と実績の比較、何人の人が携わっているのかなどを見ることができます。彼らは、ある番組が制作を続ける価値があるかどうかを、その番組に携わっている人の数と、その番組が稼いでいる金額で見極めます。7 つの異なる会議に出席するよりも、これらすべてを確認する方がはるかに簡単です。」

Cuadra 氏は、Resource Management by Smartsheet を導入することで、給与計算とリソース計画の両方でスタッフの時間を把握するプロセスを簡素化しています。以前は、スプレッドシートで各従業員の時間を集計し、週ごとに異なるタブを作成して、番組ごとに費やした時間を手作業で計算していました。経理担当者が違う数字を出してくることもしばしばあり、その場合は、もう一度戻って不一致を解決しなければなりませんでした。今では、スタッフの出勤日を入力すると、その数字がカレンダーに反映され、個人の給与額や番組ごとの給与コストが表示されるようになりました。このデータが、シリーズの更新やスタッフの配置、採用などの判断材料になると期待しています。

雑然としたプロセスに秩序をもたらす

Overtime (オーバータイム) で最初に導入された Smartsheet のソリューションは、ロケーションと人材のリリース プロセスの自動化でした。Smartsheet を導入する前は、Cuadra 氏はロケ撮影の承認や個人のビデオ出演のリクエストを送信した際、どのリクエストが戻ってきたのか、どのリクエストがまだ残っているのかを一元的に追跡する方法がありませんでした。今では、標準のリリース フォームと、すべてのリクエストを記録するシートを作成し、シリーズをオンラインで公開するために必要な最後の許可を簡単にフォロー アップできるようになりました。

「リリースを見失うことがないので、とても気に入っています。」と Cuadra 氏は言います。「以前は、どこかに向けてリリースを発信しても、連絡先にサインを求めたのは私ではありませんでした。今では、特定のリリースの最新情報を簡単に問い合わせることができます。時間が短縮されたというよりも、以前は混乱していたものがすべて整理されたという感じです。」

Overtime (オーバータイム) にとって最も重要な利点の一つは、Smartsheet が提供するサポートのレベルです。Cuadra 氏によると、他のプロバイダーではアカウントの担当者が 1 人であったのに対し、Smartsheet ではチームが具体的なソリューションの作成方法を教えてくれたり、製品の機能が適切なレベルにあるかどうかリクエストをチェックしてくれたり、新しい機能や更新された機能が展開される際には積極的に連絡してくれたりするということです。

急成長を可能にするサポート チーム

Cuadra 氏は、従業員一人ひとりに合わせたワークスペースを提供する WorkApp を作成中です。このアプリには、パーソナライズされたダッシュボード、制作の「バイブル」、タスク リスト、従業員が担当している番組に必要なあらゆるものへのリンクが含まれています。カスタム ビルトのビューにより、従業員は自分の担当分野以外のファイルやドキュメントを探す必要がなくなり、時間を節約し、情報の過多や紛失のリスクを減らすことができます。

「これを私たちのチームにとって最適に機能させる方法を考えているところです。」と Cuadra 氏は言います。「ただし、『Hello Newmans』をクリックすると番組に必要なものを一度に表示でき、それをチームに送って、『2、3週間後に、これを導入します』と言えるのは楽しいです。すでに『とても楽しみだ』と言ってもらっています。」

さらに Cuadra 氏は、各編集者の平均編集時間などの制作データを追跡するソリューションも計画しています。また、Brandfolder のゲストアップロード機能を使用して、iPhone で撮影した映像を番組編集者と簡単に共有できるようにしたいと考えています。また、COVID-19 パンデミックからの回復に伴って従業員の出張が増える中、Smartsheet モバイル アプリを使えば、ノート パソコンを接続できない状況でも、プロジェクトの状況や承認用のファイルを確認することができます。

「Smartsheet の素晴らしいところは、導入の過程で、成長に合わせて構築できるテンプレートを作ってくれることです。」と Cuadra 氏は言います。「チャンネルが増えても、元のチャンネルがどのように機能していたかというテンプレートがすでにあり、そこから成長させることができます。また、Smartsheet とは非常に素晴らしいコミュニケーションができているので、次のレベルに進むために必要なことがあれば、連絡することができます。Smartsheet の素晴らしいサポートを実感していますが、規模が大きくなれば自分たちだけで対応できるようになることもわかっています。」

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