Overlake Medical Center & Clinics は Smartsheet を使用し、プロジェクトや戦略目標の可視性を向上させて、デジタル面、物理的環境、プロセスにおける変革をサポートします。

多くの医療組織のように、Overlake Medical Center & Clinics はパンデミック以降、利益を継続的に伸ばしながら患者へ効率的にサービスを提供できるよう、新たな方法を模索していました。その目標をサポートするため、病院は戦略的に持続可能な複数のプランニング セッションを開始しました。これらのセッションの結果、ワシントン州のシアトル都市圏で暮らす人々に向けて患者ケアを強化し、高度な医療サービスを提供できるよう策定された、戦略、物理的環境、デジタル面における 5 年間の変革計画を考案しました。 

この変革の第 1 ステップの 1 つとして、60 年以上にわたってワシントン州ベルビューでサービスを提供してきた非営利医療システムは、Project FutureCare (未来ケア プロジェクト) を近日完了しました。最先端の産院センターを備えた新しい 2 万 2,296 平方メートルの建物を特徴とする、広大なキャンパス リニューアル プロジェクトです。

Smartsheet は、組織の多面的な変革の各取り組みを促進するため、主要な役割を果たします。「Smartsheet は持続可能性を高め、患者ケアを改善し、キャンパスの物理的な環境の変革をサポートするなど、ここで非常に重要な役割を担っています」と Overlake のシニア プロジェクト マネージャー エンタープライズ PMO の Jeni Connelly 氏は言います。

「Smartsheet を利用すれば、実際には数人のチームで運営しているにも関わらず、何百人もの人員が仕事をこなしているように思えます。これは中核となるアプリケーションの 1 つです」

意欲的な目標を実現させるため、Overlake はその実行手段についても変革が必要であることに気づきました。「私達はプロジェクトを一元的に管理する優れた手段を持ち合わせていませんでした」Connelly 氏は言います。彼女のエンタープライズ PMO チームは Overlake のリーダーシップから、変化に向けた戦略実施をサポートする役目を割り当てられました。「スプレッドシート、電子メール、役に立たない Web ベースのツールを使用し、すべてのプロジェクトは異なるチームが個々に管理していました」。プロジェクトはいくつものサイロで管理されていたため、チーム間のコミュニケーションが難しく、戦略目標を達成するために各プロジェクトがどのように影響を及ぼしているか、可視性に欠けていました。「プロジェクトのポートフォリオは複数のツールで管理されていました」と彼女は言います。「既存のアプリケーションやスプレッドシートでは、私達の戦略目標や持続可能性の目標を達成することはできないということに気づきました」。

アイデア出しから完了まで Smartsheet でプロジェクトを管理

複数年に渡る変化を可能にするための新しい基盤となるツールを探している時、Connelly 氏は組織の戦略チームが Smartsheet を使用していることを知りました。「このツールの利点を瞬時に理解し、プロジェクト管理とポートフォリオ管理のメイン システムにしたおかげで、スプレッドシートが不要になり、アナログな方法でメモを取る必要が無くなりました」彼女は言います。「このシステムはとても使いやすいと思いました。コーディングの知識も必要なく、誰もが使用できて変革を伴う変更ができるのです」。

長期的な持続可能性を実現するために、Overlake は病院中のすべてのプロジェクト情報を Smartsheet に集結させました。そうすることで、Overlake は複数の共通の目標が分かるようになり、これらの各プロジェクトを特定の戦略プログラムごとに整理できました。最終的に病院は、各戦略的目標をサポートする多くのプロジェクトを伴う 6 個の長期的戦略目標に優先順位を付けました。「これは今後 3 ～ 5 年先に向けた戦略的プランニングのプラットフォームの構築に役立ちます」Connelly 氏は言います。 

その戦略的プランをサポートするために、Overlake は Smartsheet を使用して、これらの戦略的プログラムを最初から最後まで、つまり取り掛かりから完了までを管理します。今では Connelly 氏、エンタープライズ PMO、Overlake のリーダーシップは、125 個のプロジェクト カテゴリーと作業ストリームのうち、どれが最も優れた結果をもたらすかを評価することで、より効率的に来年度に向けた仕事の計画と優先順位付けが可能です。「これはただの戦略ではなく実行です」Connelly 氏は言います。「私たちは Smartsheet でポートフォリオを管理しますが、各プロジェクトにもプロジェクト計画があります」。

新しいプロジェクトが開始されると、そのプロジェクトは承認、追跡、完了を担当する特定のチームや部門に割り当てられます。Smartsheet の各プロジェクトには、様々な KPI に加えて、予算や価値の追跡を伴う詳しいタイムラインが含まれます。組織の運営をサポートするために、病院の役員は Smartsheet ダッシュボードを使用して、すべてのプロジェクトとプログラムを包括的に把握しています。  

無駄のない高尚な目標を持ち、Overlake はワークフローの自動化を使用して、それが必ず効果的に実行されるようにしています。Smartsheet は自動的に電子メール通知を送信して締め切り日を必ず守れるようにし、さらにはワークフローによって、電子メールをその都度送信するという、これまで手動で行っていたタスクやプロセスを排除します。「これによって、技術スタックから別のアプリケーションが取り除かれるので、私達が持続可能性にむけて集中できるようになります」Connelly 氏は言います。

プロジェクトレベルの効率化を強化できることに加え、Smartsheet は、合併および買収プロセスなど、より高度なレベルのプログラムを管理することに使用され、医療システムのインオーガニック成長計画において主要な役割を果たします。これらのプロジェクトはより緊急性の高い締め切りがあり、あらゆる機能を超えて緊密な共同作業が求められます。「これらのプロジェクトに向けて、マーケティング、人事、ソフトウェア、IT/情報技術 (IT)、施設設備などの複数のチームと関わる必要があります」Connelly 氏は言います。「Smartsheet のおかげで共同作業が可能になり、時間通りにゴールに到達できます」。Connelly 氏は Smartsheet を使用して、主要なタイムラインに必ず間に合うように外部パートナーと共同作業をしながら、新しいクリニック建設の管理もしています。

何百ものプロジェクトを可視化する中央ハブ

Smartsheet によって、Overlake はプロジェクトとポートフォリオ管理を一元化することができ、病院全体における繋がりを可能にして仕事の実行を効率化します。「私達には誰もが必要な情報を見つけられる 1 つの場所ができました」Connelly 氏は言います。「これによってプロジェクト データを保存したり見つけたりするのに掛かる時間を大幅に削減できるので、効率が良くなりました」。Smartsheet は関係者にも予算やコストのリアルタイムのスナップショットを提供します。「全員を同じシステムに集中させるだけで、大きな金額を節約することができます」Connelly 氏は言います。 

病院のリーダーは、ダッシュボードを通じて戦略的な優先順位に対する状況や進捗が即座に理解できるため、どの取り組みを優先すべきか、さらなる投資や配慮が必要なのはどこか、など、より詳しい情報に基づいた実行への意思決定が可能です。「エグゼクティブは、いくつものスプレッドシートや紙のメモを見る代わりに、すべてを可視化する方法を手に入れました」Connelly 氏は言います。例えば、病院のチーフ インフォメーション アンド テクノロジー オフィサーの Scott Waters 氏は、Overlake の 5 年間にわたるデジタル変革計画の主要人物で、毎日 Smartsheet ダッシュボードを使用しています。「Smartsheet を使用して、既存の EPMO 構造で迅速に構築したり適応したりする能力は、23 年度の持続可能な計画を成功させるために非常に重要な要素です」彼は言います。「私達は計画し、リソースを提供し、進捗を追跡し、リアル タイムでデータ主導の意思決定を下すことができました。Smartsheet の持続可能性ダッシュボードは、毎週のエグゼクティブ リーダーシップ チーム ミーティングの中心となりました」。

より分かりやすい視覚化も、Overlake が買収などの緊急プロジェクトのためにリソースを迅速に探すのに役立ちます。「医療分野では迅速な方向転換が求められますが、その際に Smartsheet が役に立っています。」Connelly 氏は言います。

「Smartsheet を見ると、私たちは利用可能なリソースの観点からパイプラインに何があるか知ることができるので、買収によるシステム切り替えの締切を確実に守ることができます。これは非常に重要です。なぜなら、クリニックはダウンタイムを最小限に抑えて患者のケアを継続する必要があるからです」。

変革を超えた成果を実現

Overlake はその変革を続けると同時に、Smartsheet を使用して患者と医療提供者もサポートしています。臨床面において Smartsheet は、Overlake が現地の他の病院と正式なパートナーシップを結べるよう、その 2 つの組織で働く医師と共にサポートをします。「私達は両方の組織の医師からプロジェクトを受け取り、Smartsheet にすべて入れます」Connelly 氏は言います。「今では一部の医師が Smartsheet ダッシュボードを見て即座にプロジェクトを見つけ、そのステータスを確認できます」。これによって効率化が増します。

Smartsheet を使用することで、医療提供者は患者ケアに集中する時間をさらに確保できます。「私たちはこの 7 年間でキャンパスの物理的な環境を変革してきました。これからはそれをサポートするためにデジタルとプロセスの変革に取り組んでいきます」Connelly 氏は言います。

「それには、患者と医療提供者により良い経験をもたらすソフトウェアの強化などがあります。Smartsheet でプロセスを自動化させることで、仮に医療提供者に毎日 15 ～ 20 分の時間を戻すことができれば、コンピューターに向かう必要がないので、その分患者に時間を費やすことができます」

全体として、「Smartsheet は私たちのデジタル変革に重要なプロジェクトを効率化してくれます」Connelly 氏は言います。「結果として、医療センターを次の時代に向けて近代化させながら、患者と医療提供者により焦点を当てることができます」。

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