Miller＆Long はデジタル革命により重要なデータの収集を迅速化

70 年にわたってコンクリート建設に携わってきた Miller & Long は、新世代のリーダーシップを迎えるだけでなく、プロセスやテクノロジーの近代化も進めていました。 CEO の Brett McMahon 氏は、ビジネスやフィールド オペレーションの可視性を高めるためには、紙ベースの手順や断片化されたソフトウェア ツールに代わる、一元化されたプラットフォームが必要だと考えました。

Miller & Long の IT ディレクターである Raylene Dufresne 氏は、「新しい CEO は、現場や社内で起こっていることの透明性を高めたいと考えていました」と述べています。

「以前の体制ではそれができておらず、 非常にサイロ化していました。 仕事の進捗状況を知りたいと思っても、現場からオフィスに書類が届くまで 2 週間ほど待たなければならないこともありました。 会社自体の内部プロセスや社員の働き方を知り始めると、Smartsheet は簡単な共同作業と透明性を実現する完璧なソリューションになると思いました。」

Smartsheet を活用することで、Miller & Long は業務の近代化、スタッフの時間の節約、経費やプロセスの監視改善、セキュリティとプライバシーの強化を実現しました。

古いデータベースとオペレーション

Miller＆Long では、長年にわたり、特定の目的や目標を達成するために数多くのデータベースを蓄積してきました。 社員は複数のシステムにデータを手動で入力し、異なるデータを比較していました。 スプレッドシートのレポートは小規模でも変更があれば配布され、時には何年も前に退職した社員のファイル名が付けられていることもありました。このため、特定の文書の最終的な責任者が誰なのか、明確ではありませんでした。

同社の最も重要な 2 つのシステムは紙ベースでした。 「デイリー」とは、あらかじめ印刷された 3 枚合わせの定型チェックリストのことで、各建設現場のタイムキーパーは、資材の搬入と使用、スタッフの労働時間など、その日の出来事を記入し、さらにカテゴリ全体の合計を手動で計算していました。

コンクリート、合板、鉄筋、およびその他の物資の配達は、現場や倉庫で紙のチケットを使って記録されていました。 スタッフが手書きで書かれたシートや雨ざらしのシートからデータを読み取り、適切なデータベースに入力するのに、何日もかかることもありました。

手に負えない状態でした。 「タイムキーパーは暗算しなければならなかったでしょう」と Dufresne 氏は言います。 「もちろん、その文字が読めなければ、持っている意味がありません。 しかし、文字通り、すべての仕事で毎日この紙を持っていなければならず、さらに、物理的にオフィスに届ける必要がありました。」

デジタル化への道

現場で得られたデータは、仕事の進捗状況を把握し、将来の仕事をより正確に見積もるために不可欠なものでした。 したがって、Dufresne 氏の初期の目標の 1 つは、「デイリー」をデジタル化することでした。

テクノロジー タスクフォースと協力して、現場のレポート作成プロセスを分析し、Smartsheet バージョンのフォームを開発しました。

デジタル デイリーは大好評でした。 最後の紙のフォームが Smartsheet バージョンに置き換わるまで、わずか数か月しかかかりませんでした。 Dufresne 氏によると、従業員は非常に喜び、当初の計画よりも早く紙の配送チケットを Smartsheet に変更するように働きかけ始めたそうです。

「時間がどれだけ短縮されたかを確認した後、従業員は Smartsheet による自動化をさらに推し進めようとしています」と Dufresne 氏は言います。 買掛金管理では、タイムキーパーに渡す物理的な配送チケットが常に必要です。 しかし、タイムキーパーは携帯電話で写真を撮って Smartsheet の行に貼るだけで、紙のバージョンよりも早く原本を手にすることができます。 そのため、これらのデータが本社に届くまでにかかっていた時間は、すべて消えました。 驚異的なことです。」

データの自動化による時間短縮

Data Shuttleは、高速道路の通行料と携帯電話の使用という 2 つの重要な支出分野の 追跡・分析方法を変革しました。

• 広大なワシントン首都圏の建設現場にコンクリート、合板、鉄筋などを配送する同社のトラックには、自動的に通行料を支払うためのトランスポンダーが搭載されています。 以前は、通行料の使用量を個々のトラックと手動で照合するために、監督者が交通局の CSV ファイルを何日もかけて調べていました。 Data Shuttle を使用すると、CSV データをトラック輸送用のシートに効率的にインポートできるため、 監督者は、誰がどのような理由で通行料を最も多く使っているかを数分で把握することができます。
• また、同社では、メディア キャリアからも会社支給の携帯電話の使用状況データを CSV ファイルで受け取っています。 Data Shuttle は電話番号とスタッフを素早く照合するので、アナリストは個々の電話が適切な機能に対して請求されているかどうかを確認したり、使用限度を超えている社員をフォロー アップしたりすることができます。

変化を受け入れる文化の創造

Miller & Long が Smartsheet を積極的に採用した主な要因は、プラットフォームの使いやすさと学習プロセスの容易さにあります。 もう 1 つの要因は、新しいテクノロジーを普及させるための Dufresne 氏の巧みなアプローチです。 Dufresne 氏は、どんな組織でも、変化に抵抗する人が必ずいることを知っています。 そこで、まずこうした社員に焦点を当て、密接に協力しながら懸念事項を聞き、それを解決するためのプロセスを設計する戦略をとりました。

「恐怖、不確実性、疑念を抱えている人は必ずいます」と Dufresne 氏は言います。 「その人たちが誰なのかを特定したら、安心して発言できるように、多くの人を集めます。 それぞれの小さな問題に取り組み、問題を解消していきます。この変化のプロセスに対象の社員を参加させればさせるほど、彼らは私たちの最大の擁護者になっていくのです。」

Dufresne 氏のチームは、会社のプリンターの棚卸しなどの小さなプロジェクトから、社内で初めて標準化された部門レベルの予算編成プロセスに関連するテンプレート開発といった大きなプロジェクトまで、Smartsheet を活用しています。 そして、プレミアム アドオンの導入や他社アプリとの統合を予定しています。 Smartsheet DataMesh を使用してベンダー データの調整プロセスにかかる時間をさらに短縮することや、Microsoft Teams 統合機能および Smartsheet Dynamic View を追加する方法とタイミングを検討しています。

Dufresne 氏はまた、クラウドベースのソリューションが、古いオンプレミスのファイルツリー システムよりも優れたセキュリティとプライバシーを提供することも高く評価しています。

「社員との会話は興味深いものでした」と Dufresne 氏は言います。 「Smartsheet はクラウド上にあるので、最初は機密データを入力するのをためらう人もいました。 しかし、Smartsheet はマルチテナント型のデータベースなので、データをオンプレミスに配置するよりも安全性が高いのです。 その理由は、 Smartsheet では、ユーザーは自分のパスワードを管理できるからです。 私にはできません。 管理者である私はそのデータを見ることができません。 一方、そのデータを私のサーバーに置いておけば、私はそれを見ることができます。 社員がそれを理解し、受け入れてくれるのを見るのは本当に素晴らしいことです。」