McCorvey は、Smartsheet Control Center と WorkApps を使用して、建設製造作業管理を自動化し、専門家の声を高めます

1925 年に設立された McCorvey Companies は、米国南東部全域でカスタム ダクト、パイプ、配管を製造する大手メーカーになりました。 Smartsheet Control Center と WorkApps は、自社の業務を簡素化・合理化し、カスタマイズされたユーザー体験を提供し、成長に合わせて拡張するという McCorvey の戦略の重要な部分を占めています。

McCorvey Companies の研究開発マネージャーである Chris Mondeau 氏は、「McCorvey は革新的な企業であり、業界全体に利益をもたらすことも目的としています」と語ります。 「私たちは、他の業者やベンダー、あるいはお客様と協力して、みんながより効率的に作業できるように努力しています。 これにより、他者との関係が強化され、一緒に仕事をするすべての人にとって、より効率的で合理的なものになるのです」

McCorvey Companies は、病院、ホテル、大規模イベント センターなどのダクトや配管の設計、構築、設置を行っています。 大規模な組織には、いくつかの専門的な事業が含まれ、 そのなかには McCorvey Sheet Metal、Way Engineering、Way Mechanical、Duct Direct、McCorvey Industrial Fabrication、Kirlin-Way Mechanical などがあります。 McCorvey の成長は過去 10 年間で加速しており、家族経営の企業から業界のリーダーへとスムーズに進化するために、リーダーたちはテクノロジーへの投資を必要としていました。 

「[Smartsheet を導入する前は] 多くの部署にそれぞれ独自のワークフローがありました」と Mondeau 氏は言います。 「誰かが素晴らしいツールやプロセスを持っていても、それを他の誰も使っていませんでした。 私たちは対象分野の専門家と協力して、シートまたはワークフローを設計しました。 私たちは、「あなたの専門知識を活かしつつ、Smartsheet を使って手作業による重複をすべて取り除きましょう」と言いました。 現在では、プロジェクト リーダーが毎週のように私たちと一緒に仕事をして、アイデアをテストし、構築してスケール アップしています。 ビジネスのやり方を文書化することで、より効率的にその知識を取り込み、チームで共有することができます」

Smartsheet を導入する前は、この一貫性と可視性を実現することは困難でした。 ビジネスや設計のプロセスの多くは紙ベースでした。 テクノロジー ツールは、電子メールや PDF、スタンドアロンのスプレッドシートやデータベースなど、チームによって様々でした。 Mondeau 氏と彼の同僚は、紙ベースのプロセスに固有のリスクを排除しながら、異種のデータソースを統合し、ワークフローの自動化をサポートし、どこからでも情報にアクセスできる単一のプラットフォームが必要だと考えました。

McCorvey 氏が Smartsheet を使って取り組んだ最初のプロジェクトは、製造工場のプロジェクトのスケジューリングと調整でした。これには、製造図面をデジタル化して、作業時間と年間数千ドルを節約することが含まれていました。 他のチームがこのプラットフォームの威力を実感すると、この組織の Smartsheet の導入は急速に拡大しました。 McCorvey Companies は現在、見積もり、変更提案、RFI、会計・請求、購買、製造スケジュール、現場作業など、ビジネスに不可欠な機能に Smartsheet を使用しており、ビジネス全体の記録を 1 つのシステムで管理しています。

「急速に成長する当社にとって、一貫性は重要な要素となりつつあります」と Mondeau 氏は言います。 「私たちは、家族経営の精神を、他の企業との提携や買収、起業に合わせて発展させ、同じように一貫した体験を提供できるようにしています。 建設・建築業界では、建設プロセスを標準化しようという大きな動きがあり、物事をより効率的に進めるために、サプライヤーや流通業者、さらには他の業者からの可視性を求める声が高まっています」

時間とコストの削減につながるデータへのリアルタイムでのアクセス

Smartsheet では、必要な情報にどこからでもリアルタイムにアクセスできるため、McCorvey の時間とコストを削減しています。 生産図面の更新管理などのプロセスが一変します。 Smartsheet を導入する前は、建設現場の監督が古い図面を持っている場合、詳細担当者に連絡し、手作業でバージョンを確認し、数十ページに及ぶ図面の印刷を調整して、数時間離れている現場に届くように手配していました。

今では、現場監督はモバイル デバイスで最新の図面を引き出すことができ、Smartsheet 内のコメントを使って詳細担当者と具体的な問題を解決することができます。 これまで作業員を半日以上アイドル状態にしていたプロセスは、10～15 分で解決できます。 大量の図面を印刷して配送する必要がなくなったことで、McCorvey は年間 80,000 ドル以上のコスト削減を実現しました。

Smartsheet でリアルタイムに情報を共有することで、資料請求も簡単になりました。 現場監督は、シートやダッシュボードを見て、特定の材料がいつ納品されるかを確認したり、予算に対する支出をチェックして、コスト超過を防ぐためにすぐに変更したりすることができます。 また、McCorvey は Smartsheet を使って、ツールや設備のレンタルにかかるコストを削減しています。 チームは、仕事のプロジェクト計画にツール計画を組み込むことで、「万が一」のために大量の予備を用意するのではなく、必要なツールだけを供給できるようにしています。 ツールの購入とレンタルの回数を減らし、レンタルの延滞料を避けることで、McCorvey は 50,000 ドルから 100,000 ドルの節約に成功しました。

「現場監督の何人かは、アプリを見て、この仕事にはロール ハンマーが必要だから担当者を呼ぼう、と判断します」と Mondeau 氏は言います。 「彼らはその情報にアクセスできるので、問題を解決し、他の人を迂回して直接コミュニケーションをとることができます」

Control Center を使用して、取り組みを拡大し、時間を節約

Smartsheet Control Center は、McCorvey が組織全体でプロジェクト情報を収集および報告する方法を標準化するのを支援し、トップダウンのインサイト生成と効率的なプランニングを可能にします。 常に何百ものアクティブなプロジェクトが進行し、数週間から 2 年近くに及ぶ作業を監督しているため、変更を拡張して自動化できる能力は非常に重要です。

「以前は、テンプレート セットとして使用するフォルダーをコピーしていました」と Mondeau 氏は言います。 「しかし、シートが進化するにつれ、このプロセスをセルフサービスにしたいと思うようになりました。 IT 部門は Control Center を使用して製品の所有者が必要とする変更を処理することができ、私たちが毎回確認して更新する必要はありません」

McCorvey は、各プロジェクトの詳細を把握することで、より大きな問題の特定や問題解決に利用できるデータ リソースを作成しました。 たとえば、資材要求プロセスを分析したところ、当日または翌日に届けてほしいという要求が大きな割合を占めていました。 マネージャーは、このような回転の速さが、計画性の欠如によるものなのか、見積書や仕様書の受領の遅れによるものなのか、あるいはその他の改善すべき要因によるものなのかどうかを知ることができました。 Mondeau 氏によると、Smartsheet を使用することで、ワークフローや情報へのアクセスの効率が 60%～70% 向上し、チームが共同作業のプロセスから遅延や混乱を排除することで、コミュニケーションだけでも効率が 400% 向上したといいます。

WorkApps を利用した、役割別にカスタマイズされたワークスペース

Mondeau 氏と彼の同僚がコミュニケーションを効率化した方法の一つは、Smartsheet WorkApps を活用することでした。 Mondeau 氏とそのチームは、WorkApps を使用して、コードを 1 行も書かずに、Smartsheet のアセットや Tableau ダッシュボードや Google ドキュメントなどの外部リソースを組み込むことができる、直感的な Web アプリやモバイル アプリを簡単に構築することができました。 McCorvey は WorkApps を使用して、役割ごとに定義されたワークスペースを作成し、情報ファブリケーター、請負業者、さらには顧客が仕事を進めるために必要な情報へのアクセスを効率化しています。

「Smartsheet の利用が飛躍的に増加するにつれ、従業員からは操作が少し難しいという意見が出てきました」と Mondeau 氏は言います。 「WorkApps を使用して、操作のインターフェイスをよりシンプルなアプリ ベースのアプローチに変更し、現在 Smartsheet の外部にある当社の業務の要素を取り入れることができるかどうかを確認したいと考えました」

Mondeau 氏によると、WorkApps のアプリ ビルダーは「非常に使いやすく、情報の共有や提示のための柔軟性は Dynamic View に勝るとも劣らない」とのことです。 彼は、出張の計画や店舗の製作など、仕事の機能のためのアプリを作成しました。 役割ごとの権限を設定することで、出張者は自分の今後の出張や旅程を見ることができ、マネージャーは直属の部下のスケジュールを確認できますが、自宅の住所や旅行者ID番号などの個人情報は閲覧できません。 ファブ ショップ チームのメンバーは、購買チームや営業チームが使用する出荷情報やその他の詳細の列をスクロールすることなく、自分が作業している部品の詳細を確認することができます。

シンプルなインターフェイスなので、新入社員や契約社員、パートナーは必要なものをすぐに見つけることができ、Smartsheet の経験は必要ありません。 また、McCorvey は自社のブランディングや色を WorkApps に組み込むことができるため、アプリは最後から最後までカスタムに構築された体験となります。

「ユーザーが新しいブラウザー タブや別のアプリケーションを開くことなく、主な作業を実行できる、クリーンで素晴らしいインターフェイスです」と Mondeau 氏は言います。 「とても簡単です。 ここは自分のワークスペースです。 必要な情報を見つけるために、100 個のプロジェクト フォルダーを移動する必要はありません。 自分の職務に関連したビューがわかりやすく表示されます」

社内の専門家を見つけて、その人から学ぶ

McCorvey は Smartsheet を導入して時間とコストを節約しただけでなく、組織全体で長年の経験を持つ人々の意見を聞くことができました。 ベスト プラクティスの収集と標準化を推進することで、マネージャーは最高の専門知識とインサイトを持つ人々にたどり着きました。

「トレーニングを重ねてツールを構築していくうちに、誰も聞いたことがないような経験を持つ従業員を特定できました」と Mondeau 氏は言います。 「新しい専門家を見つけたり、新しいアイデアを評価して実行することができるようになりました。 建設業界で 50 年働いている人たちが、「これを試してみたい、 自分の言葉を紙やシート、データベースに落として構築するのを手伝ってほしい」と言ってきました。 Smartsheet はイノベーションを促進し、研究開発に本当に情熱を持っていて、会社に貢献したいと思っている社員の存在を明らかにしてくれました」

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