JLL、Smartsheet を使用して企業システムを橋渡しし、より強固な顧客関係を構築

企業の不動産リーダーである JLL は、多くの大規模グローバル企業と同様に、会社の業務のポートフォリオを管理するためのカスタマイズされたデータ ソリューションの作成に、多大なリソースを投資してきました。 しかし、ある大手企業のクライアントから、独自のプロジェクト管理テクノロジーとの相互運用性の問題を理由に JLL のシステムを使用しないように要請された際、JLL はデータを引き出し、プログラムの監視と報告を管理するための別のツールが必要になりました。 クライアントは、このデジタル デバイドを埋めるために Smartsheet を推奨しました。 今日、Smartsheet は、2 社間で大量の不動産プロジェクトのデータを共有し、追跡するプロセスを合理化する以上の能力を備えていることが証明されています。

「私たちは全国で建設プロジェクトを実行しています」と、JLL のアカウント オペレーション リードの Betsy Solomon 氏は言います。 「私たちが管理しているのは、不動産法務チームから実行チーム、戦略チームに至るまで、クライアント組織内の全体的なパイプラインと共同作業です。 現在実行中の作業のパイプラインだけでなく、1 〜 2 年後の作業や、過去に行った仕事にも全員がアクセスできるようにしています。」

Solomon 氏とアソシエイト プロジェクト マネージャーの Becca Fecht 氏は、グローバル クライアントと緊密に連携して、取得プロセスの開始からリノベーション、開発、建設の完了まで、商業用不動産の長いリストを管理しています。 どの時点でも、彼らはゼネコンのパフォーマンス、建築許可、適用される自治体や地域の規制の遵守状況、不動産パイプラインのステータスなど、プロジェクトの詳細のステータスを知る必要があります。 また、JLL とクライアント組織内の両方の複数のチームと関連情報を共有できる必要もあります。

「過去 2 年間のほとんどの業界のトレンドが情報、 つまり、データと分析です」と Solomon 氏は言います。 「収集したデータを使って何ができるのか、そしてそれをどのようにしてプロジェクトに役立てられるのか？ そして現在は、データを作成して送信するのではなく、データのソースにアクセスするように人々をトレーニングするという考え方が業界に浸透しています。」

重要なデータを必要とするあらゆる人々がそのデータに簡単にアクセスできるようにするために、Solomon 氏と Fecht 氏は、クライアントのシステムから、タイムライン アラート、ダッシュボードなどを備えた Smartsheet ソリューションに情報を取り込みました。 Smartsheet の機能により、Solomon 氏と Fecht 氏は、細かな詳細をキャプチャし、それらを包括的なビューに集約し、ダッシュボードを使用して、ほぼリアルタイムで関係者と共有することができるようになりました。

「これにより、情報を引き出す必要がなくなりました」と Fecht 氏は言います。 「すでに情報はすべてプッシュしているので、彼らはただアクセスするだけで済みます。 以前は単発のリクエストを受けていましたが、 今はダッシュボードに表示されているので、それを参照することができます。 これは、送受信する電子メールの数を減らすのに役立っています。」

Smartsheet を使用する前は、Solomon 氏と Fecht 氏はスプレッドシートのワークブックにデータをまとめ、週次や月次の更新情報を配信していました。 現在は、Smartsheet に取り込まれたクライアント データが最新の状態になっており、すべてのユーザーが単一のソースから正確な情報を得ることができます。 Solomon 氏と Fecht 氏がスプレッドシートの更新とレポート作成に費やしていた時間で、クライアントのプロジェクト ポートフォリオの戦略的な指導と監督に専念することができます。 Solomon 氏は、データの統制が失われることを心配していたことを認めていますが、実際には洞察と可視性を獲得し、組織間のタイムリーな通信を合理化しながら最も必要としているチームのために、より高い可視性と所有権を提供することができました。

「私たちのプライマリ Smartsheet に登録している 225 人のユーザーにデータソースを開放することを考えると非常に緊張しましたが、驚くような結果になりました」と Solomon 氏は言います。 「Smartsheet の最大のメリットの 1 つは、クライアントが社内でサイロ化していたさまざまなグループをまとめてより効果的に共同作業を始められたことで、私たちが実行していたプロジェクトに良い影響があったことだと思います。」

Solomon 氏と Fecht 氏は、単なるデータの報告から一歩引いて、数字が何を物語っているのかをより詳しく見ることができるようになりました。 彼らはポートフォリオ全体を見て、特定の期間に予定されているプロジェクトの開始数が多すぎて、クライアントのレビュー段階でボトルネックにつながる可能性がないかどうかを確認することができます。 特定の地域で適切なペースで作業が進んでいるかどうかを掘り下げたり、特定の現場で建設が遅れている理由や前倒しになっている理由を確認したりすることができます。 自動化されたワークフローにより、JLL やクライアントの法務チームまたは実行チームの適切な担当者に潜在的な問題を伝え、プロジェクトの大幅な遅延を早い段階で防ぐことができます。

Smartsheet はまた、クライアントと JLL の両方のリーダーへの報告も合理化しました。 Solomon 氏と Fecht 氏は、理解しやすく掘り下げやすい Smartsheet ビューのサポートにより、独自の洞察を提供できます。 ドキュメントや画像をプロジェクト トラッカーにアップロードできるため、評価や推奨事項を動かしがたい事実で簡単に裏付けることができ、分析を素早く行動に移すことができます。

「数字は嘘をつきません」と Solomon 氏は言います。 「数字を見ることができて、データを見ることができれば、なぜこのような状況になっているのかの話し合いに時間を割く必要はなく、 どうやって解決するかということに集中できます。 クライアントは、いくつかの可能性を認識し始めています。そして今、私たちにはデータを取得して、今後もさらに多くのことを提供して欲しいと希望しています。」

詳細情報

Smartsheet の詳細については、https://www.smartsheet.com/ をご覧ください。

JLL の詳細については、https://www.us.jll.com/ をご覧ください。