Convergint (コンバージェント) は Smartsheet を基盤にチームをグローバルにつなげながら、ローカルの強化を実現しています

2001 年以来、Convergint はガレージ セキュリティ ビジネスから、世界 180 以上の拠点で 9,000 人以上を雇用する数十億ドル規模のテクノロジー エンタープライズに進化しました。「私たちは、電子セキュリティ、サイバーセキュリティ、火災や生活安全、建物の自動化、オーディオビジュアル システムの設計、設置、サービスを行うシステム インテグレーターです。」と Convergint のビジネス アーキテクト、オペレーションの Jennifer Hilber 氏は語り始めます。「業界の進化に伴い、私たちも急速な成長を遂げています。世界中のあらゆるタイム ゾーンにおいて業務を拡大する中で、複雑化するビジネスの管理方法について検討していました。」

ローカルの成功からソリューションを拡大

「働き方は地域によって異なります。たとえば、ラテン アメリカでは米国と同じようにビジネスを行うわけではありません。そのため、特定の地域の目標を達成できるように微調整できる均一なプロセスが必要でした。」と Hilber 氏は説明します。

プロジェクト ポートフォリオをグローバルに追跡し、効果的な共同作業を可能にするため、同社はプログラム マネージャーの社員に向けて 25 の Smartsheet ライセンスに投資しました。 

「グローバル レベルでは小規模から始めました。特定のワークフローを合理化するために、Smartsheet Control Center のブループリント 1 つから始めました。」と Hilber 氏は言います。「ローカルでは、最初のユーザーはスプレッドシートを 1 つか 2 つ作成しており、既存のプロジェクト追跡ツールの代わりとして使用していました。まもなく、同じソリューションを求める人が増えたことで拡張しました。」

世界中のデータを統合

Hilber 氏のチームは Control Center をベースに、iControls という独自のグローバル プログラム管理ツールを作成しました。「Smartsheet を使って、アジア、米国、ヨーロッパ、ラテン アメリカのプロジェクト マネージャーやチームからすべてのプログラムのデータを収集しています。」と彼女は言います。1 つのポートフォリオ計画と管理用ツールを持つことで、チーム全員が同じ目標に向けて作業を国際的に連携させることができます。 

また、Smartsheet の柔軟性によって、Convergint はお客様のニーズを満たすことができています。「お客様に同じデータを一貫して提示することができます。しかし、Smartsheet を使用すると、お客様が閲覧したい内容に応じて、データをカスタマイズすることもできます。これにより、透明性とコミュニケーションが本当に改善されました。」と Hilber 氏は言います。 

グローバル規模で現地チームの能力を強化

パワー ユーザー と呼ばれる Smartsheet の使用に習熟しているライセンス ユーザーは、同社の iControls の導入を推進しています。「当社ではユーザーの約 10% がパワー ユーザーです。」と Hilber 氏は言います。「シート、ダッシュボード、その他のプロジェクト管理ツールなど、彼らが必要なものを自由に構築できるようにしています。こうすることで 1 人の人物を通したリクエストのボトルネックがなくなるため、作業をスピードアップできます。」

Hilber 氏は一例として、自分が構築したあるツールを紹介します。「ニューヨークの請求担当者のために、お客様の未払い請求書を追跡して回収するソリューションを構築しました。このシンプルなソリューションによって、現金回収にかかる時間を 30 日以上短縮でき、時間の大幅な節約になりました。」

Convergint のパワー ユーザーも、組織全体への Smartsheet 導入を推進しています。パワー ユーザーが率いる隔週のプログラムを通じて、従業員は 30 分間のトレーニング セッションを受けます。「Smartsheet を使用する社員を支援するために、知識共有のイニシアチブを発案しました。管理されたコミュニティ チャネルを通じて、全員が投稿して課題を解決したり、質問に答えたり、情報を集めたりできます。」と Hilber 氏は言います。 

さらにユーザーは、Smartsheet に関するすべてのナレッジ ベースとして機能するリソース ポータルにアクセスすることもできます。「また、カスタマー サクセス マネージャーが四半期ごとに Convergint 固有のトレーニングを開催するので、最新の機能や性能を全員が把握できます。」

目標を共有して効率的に運用

Convergint のチームは 5 年以上 Smartsheet を使用しています。その間、ユーザー ベースは全世界で 230 人から 9,900 人にまで増加し、4,100 人の外部の共同作業者が関与しています。「この数には外部の共同作業者も含まれており、20% から 40% に増加しています。現在は、私たちが作成したシートを使って、社外の 3,500 人と仕事をしています。」と Hilber 氏は言います。 

Convergint が採用したポートフォリオ管理に対する 2 方向からのアプローチは、地域レベルと世界レベルで 2 つの利点をもたらしています。

「Smartsheet のおかげで会社全体が一貫性を持ち、現地チームの社員は仕事を成し遂げるために必要なことを何でもできるようになります。」と Hilber 氏は言います。