Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) は、Smartsheet の自動化とダッシュボードを使って自社の商業向け不動産サービスを強化しています

Colliers International (コリアーズ・インターナショナル) のウィスコンシン オフィスには、ある重要な目標があります。クライアントに対し商業向け不動産サービスの専門知識を、仲介や不動産管理から投資家サービスまでフルサービスで提供することです。この統合サービスの提供は、クライアントのニーズに対応するだけではなく、それを理解して先回りできるかどうかにかかっています。Smartsheet は、Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) が予期せぬ課題に直面した場合でもクラス最高レベルのサービスを提供できるように支援します。

「フルサービスを実現するため、さまざまな部門をまたいで情報をやり取りさせ、誰もが同じ情報を持てるようにすることを目標の 1 つとしています。」と、Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) のマーケティングおよびリサーチ部門ディレクター、Maggie Blair 氏は述べています。「全員が 1 週間ずっと同じオフィスに一緒にいるわけではないので、その重要性は高まっていくものと考えています。人々は迅速に動いており、物事の変化は実に急速です。したがって、その情報が正確で透明性があり、誰がどこで見ても同一性があるようにするにはどうすればよいのか、そしてこれをどのように活用していくのかが問題です。」

Blair 氏は、商業向け不動産は伝統的にテクノロジーの導入と実装の先駆者ではなかったと言います。Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) は 2012 年から Smartsheet を利用して各種のビジネス活動を簡素化し、自動化し、加速することで、同社の専門家がクライアントの進化するニーズに無理なく集中できるようにしています。

「Smartsheet は、不動産ポートフォリオをパッケージ化し、情報が正確で可視化しやすくなる説得力のある方法で提示するのに役立ちます。」と Blair 氏は言います。「マーケティングの観点からは、リスティング、電子メール キャンペーン、特定の物件が提示されているウェブサイトはどれかといったすべてを管理できるバックエンド ダッシュボードがあります。ステータスの更新、会議のアジェンダなど、1 か所で可能な限り多くの情報が得られます。つまり、チームはその物件について必要なことすべてを 1 か所で入手できます。」

合理化されたプロジェクト プロセスはチームの成長に応じて拡大縮小が可能

Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) は Smartsheet を使って各種プロセスを自動化および合理化し、正確な最新情報の唯一の情報源をチーム全体がどこからでもセキュアにアクセスできるようにしています。Colliers (コリアーズ) に入社するまでこのプラットフォームは使ったことがありませんでしたが、Blair 氏はすぐにリサーチとマーケティングをサポートする新しいソリューションを構築できるようになりました。現在では、組織の Smartsheet プロセスを監督することが Blair 氏の職務の 1 つとなっています。最も重要な導入済みソリューションの 1 つが、受信したプロジェクト作業のすべてを単一のシートに集めるリクエスト フォームです。これにより Blair 氏は作業を並べ替えて委任することができます。

「データ収集フォームでは、社内の誰もが入力して各種プロジェクトをリクエストできます。」と、Blair 氏は言います。「電子メール キャンペーン、物件パンフレット、独自 Web サイト等、簡単なリサーチや分析のリクエストから、完全なマーケティング資料まで、本当に何でもあります。すべて 1 つのフォームを介して集まるので、追跡がかなり簡単になります。以前は、実に単純でした。わずか数人しかいなかったので、誰のところに行けばいいのかがわかっていたのです。組織が成長してきた今、これは重要なポイントです。必要なものを何でもリクエストでき、しかも適切な人物にメールしているかどうかを気にかける必要がないのですから。私はこれをバックエンドで管理しています。」

Smartsheet は Adobe Creative Suite と統合されているため、Blair 氏と彼女のチームはマーケティング コンテンツのレビューと校正をソリューション内で管理できます。これにより、フィードバックと更新にかかる時間を節約でき、大きなファイルをチームの電子メールの受信トレイから排除することもできます。このソリューションは、コンテンツ作成にかかる時間と手間を省くだけではなく、新規採用者の統合も加速します。

「チーム内でのデータ収集プロセスとプロジェクト追跡は実に良いトレーニング ツールになりましたが、これは想定外でした。」と Blair 氏は言います。「新しいチーム メンバーをオンボーディングしたとき、彼らが何に取り組んでいて、何が妨げになっているのかを簡単に確認できました。『困ってることはない？』と電子メールを送る必要はありませんでした。プロジェクト トラッカーを見に行けば、何に取り組んでいるのかを確認できました。ドラフトが出来上がると、すぐに通知が届きます。3、4 件のコメントを追加すれば、彼らはそれに対応してくれます。そうしているうちに、実に簡単に共同作業し、教えることができるようになりました。」

マーケティングの他、Colliers Wisconsin (コリアーズ ウィスコンシン) は Smartsheet をプロジェクト管理、建設・建築、クライアント サービス、社員業績評価、精算、ビジネス プランニング、会議議題等にも使用しています。自動化を使ってプロセスから手間とストレスを取り除くこのソリューションが、四半期ごとに目標設定を行うためのシステムです。以前は、マネージャーが今後の目標設定の期日を思い出すために自らのレポートに手を伸ばし、目標が達成されたかどうかを問う必要がありました。今では、主要シートが従業員に目標設定を促し、四半期ごとの期日の 60 日前、30 日前、そして直前に、フォームへのリンクが付いたリマインダーを送信するため、ほんの数クリックで簡単に進捗を確認できます。

データの唯一の情報源を可視化してより意味のあるものに

Blair 氏は、ダッシュボードではスプレッドシートよりもわかりやすい方法でデータを可視化できるため、クライアントとの打ち合わせの説得力が増していると言います。また、ダッシュボードは、プロジェクトのフォームやプロセスのガイドラインへのリンクといった内部リソースの整理にも役立ちます。関連資産を 1 か所に集めることで、ダッシュボードは複数バージョンの問題、つまりあるアイテムが最新のものかどうかについての疑問を排除します。

「ものすごい量の情報がありますが、これが最大の資産です。」と Blair 氏は言います。「ダッシュボートはこうした情報を活用するのに役立ちます。情報を自分自身の知識のために使うことも、クライアントと一緒に使うこともできるのです。独自の方法でデータを可視化し、説得力のある手法でクライアントと情報を共有できます。ダッシュボードの種類はオーディエンスが誰であるかによって異なりますが、Web ベースで自動的に更新するようにしておくことで時間の節約にもなっていますし、これを大規模に拡大することもできます。」

Blair 氏は、柔軟性や、主要データと KPI の中央集約によって、Smartsheet は会社の成長と効率を促進する強力なツールになっていると言います。小さなタスクに対するものでも、自動化機能は大きく時間を節約できます。各プロセスを合理化することにより、チームあるいは組織全体の生産性が大幅に高まるからです。また、プラットフォームは成長に向けて拡大しシームレスな委任を実現できるため、小規模なチームのために開発されたソリューションがより大規模なグループや、長期的で複雑なタスク リストにも引き続き時間短縮や簡素化をもたらすことになります。

「私には複数の役割があります。」と Blair 氏は言います。「1 つのプラットフォームにこの情報を置き、複数人が最新情報を得られ、その正確性が保証されているという方法を知らなければ、いくつもの役割を担うことはできなかったでしょう。あれやこれやと集中しなければいけなくなりますから。また、あまりにも重複が多く効率も悪いので、チームを効果的に成長させることもできなかったでしょう。Smartsheet のおかげで、効率性の面でもアウトプットの面でも有機的に成長し、好転することができています。」

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