Cisco (シスコ) の公共部門チームはプロジェクトおよびポートフォリオ管理用の Smartsheet を使って 1 週間あたり 80 時間以上を節約

Cisco Systems Inc. (シスコ システムズ) は、IT 業界のリーダーとして、世界のネットワーキング カスタマーへのサービスを向上するための新しい方法を常に開発しています。Cisco (シスコ) の公共部門チームはカスタマー エクスペリエンス (CX) イニチアチブの中核を担い、顧客が技術推進の各段階で成功を収めるのを支援しています。

同様に、公共部門戦略的イニシアチブおよび提供の有効化 (STRIDE) 部門のプロジェクト マネージャー兼ソリューション アーキテクトの Jessika Thompson 氏は、Smartsheet を利用してプロジェクトとデータの管理を自動化し、簡素化するための効果的なソリューションを構築して、内部のチームの成功を支援しています。

「新しいタイプのサービス提供モデルを CX レベルで利用しています。」と、Thompson 氏は言います。「この数年間、顧客とその無限のライフサイクルに着目しています 。把握した顧客のニーズに合わせてソリューションを用意し、顧客の成功を通してソリューションの有効性を確認し、再度評価し、ほかに顧客が必要としているものがないかを確認する流れを繰り返しているのです。内部でも同じモデルに従っています。」

以前、公共部門チームには内部プロジェクト用の一貫したプロセスがなく、プロジェクト データを管理し、追跡するための一元的な場所がありませんでした。Thompson 氏がチームに加わったのは、Smartsheet が導入された直後でした。

「Smartsheet を利用すると、1 つの場所から同じデータ セットを使用して作業することができるので、複数の作業者がデータへのアクセスやその更新や保存を行い、最新の情報セットを常に利用することができます。」と、Thompson 氏は言います。「そこから、進行中のプロジェクトの数や、特定のテクノロジー ドメインに存在するプロジェクトの数を把握するためのメトリックを取得し始めました。これらの作業は Excel でもおそらく可能でしたが、リアルタイムで容易に行うことはできません。Smartsheet のような正確さと信頼性は得られなかったと思います。」

Smartsheet プラットフォームにより、レコードのシステムに情報の報告と共有を行う高度な機能が備わりましたが、チームは依然として、新しいイニシアチブや現在のプロジェクトの変更に対応するためにデータを手入力していました。

自動化に基づく構築

リソース割り当てデータを追跡する Bulk Administration Tool (BAT) を使用したチームの作業は、新しいアプローチで操作がどう変わったかを示す良い例です。BAT にはカスタム レポートを生成したりメトリックを取得したりする機能がなかったため、チームはそのようなインサイトが得られる Smartsheet ソリューションを構築しました。このためには、継続的に BAT から生データをインポートするチーム メンバーが必要でした。

「Smartsheet へデータをインポートするために、文字通りコピーと貼り付けを行うプロジェクト専門家がいました。」と、Thompson 氏は言います。「彼らは朝から晩までその作業をしていました。情報の同期が合わなくなったり、データがリソース管理ツールで更新されたりした場合、プロジェクトの専門家に確認してもらい、Smartsheet でデータを更新してもらう必要がありました。チームに加わったとき、私は Smartsheet ソリューションのすべてを評価し、自動化できる部分があるかを尋ねました。そのマスター プロジェクト リストの自動化により、8 人のチームのうち 2 人が別の作業に戻れるようになりました。」

Thompson 氏は、新しいプロジェクト リクエストを BAT から Smartsheet ソリューションに 1 日に 1 回自動的にインポートする API をセットアップしました。これにより、チームは、データ入力の重複や誤りなしで最新の情報を取得できるようになり、80 人時分の時間を戦略のプランニング、分析、評価、ソリューション設計などのより有益な作業に充てることができるようになりました。

「API で Smartsheet ソリューションを自動化することで、状況は大きく変わりました。」と、Thompson 氏は言います。「現に、チームの名前は ADRT PMO から Strategic Initiatives and Delivery Enablement (戦略的イニシアチブおよび提供の有効化) の略である STRIDE へと変更されました。さまざまなソリューションのすべてに取り組んだためです。2 人分の作業時間を取り戻すことができたため、チームは新しいことに取り組み始めることができました。自動化を進めるほど、より多くのことをする時間が生まれました。」

PPM 用の Smartsheet により生産性が 90% 以上向上

現在、Cisco (シスコ) の公共部門チームは Smartsheet とそのプレミアム製品群を利用して、会社の既存のツールでは対処できないカスタム ソリューションを構築しています。DataMesh や Control Center などのプレミアム アプリによって、就業日の作業時間や労力がさらに削減されています。

Thompson 氏は、DataMesh により、それまではコピー、修正、ダブルチェックに 2 日かかっていたデータ転送プロジェクトを 5 分未満で終わらせることができるようになりました。DataMesh では、自動的にデータが適切な列にマッピングされ、フォーマット不正が調整されます。Thompson 氏は、自身の生産性が少なくとも 90% 向上したと言います。

「今では、作業のすべてが Smartsheet に依存しています。」と、Thompson 氏は言います。「たとえチームで購入したのが Control Center だけで、ライセンス取得者が私だけだったとしても、私が節約できた時間だけを理由に 1,000 ライセンスの購入を説得することができたほどです。コピーして使いたい優れたテンプレートが 1 つあります。手動でコピーして貼り付け、名前を変更し、メトリックを変更して新しいセル リンクを指定するには、毎回 3 ～ 4 時間はかかるかもしれません。今では、約 5 分しかかかりません。より多くのソリューションに取り組む道が開かれました。これは飛躍的な進歩です。」

新しいソリューションのリクエストが入ると、Thompson 氏は管理者やアナリストの同僚と一緒にソリューションの流れを話し合い、使用べき最適なツール、コピーまたは編集できる既存のコンポーネント、構築すべき新しい要素を特定します。さらに、技術チームと共同で実際の構築とテストを行います。一般的なソリューションなら約 1 か月で用意でき、その後に継続的な使用と改善が行われます。

これまでに作成した中で満足度の高いものの 1 つは、顧客プロジェクトへの人員配置の状況に関する高度なメトリックを示すセンター採用シートです。シートは約 200 の数式を備えていて、Salesforce などの複数のソースからデータを取り込み、場所、技術の実装、予算、さらにはプロジェクトの人員配置を妨げる要因などの情報も追跡することができます。公共部門のリーダーは、豊富な情報からインサイトが得られ、将来顧客が関与する計画や戦略に生かすことができます。そのため、米州の Customer Experience(カスタマー エクスペリエンス) のシニア バイス プレジデント Alvio Barrios 氏のようなトップ企業のリーダーたちがこのシートを称賛するのも納得できます。

新しい製品とツールの連続的な流れ

Thompson 氏は、顧客のプロジェクトの監督から従業員の新人研修やアクション プランに至るまで、Smartsheet を利用して作業を合理化し、新しいプロジェクトを軌道に乗せるための新しい方法を常に模索しています。ダイナミックなスタッフの勤務表がその良い例で、常に最新の状態になるようデータが更新されています。これは手動で作成するにはあまりにも時間がかかる有益なリソースで、Thompson 氏が称賛する Smartsheet の数ある利点の 1 つです。

「今のところ、WorkApps が私のお気に入りです。」と、Thompson 氏は言います。「WorkApps がリリースされたときは本当に驚きました。私はフォルダー レベルの権限をずっと求めていて、WorkApps は望みどおりのものだったからです。あるグループに対して、特定の対象への権限をとても簡単に与えることができます。ワークスペース全体を WorkApps に割り当て、フォルダー レベルでも、セミ フォルダー レベルでも、1 つのフォルダーの一部や、別のワークスペースの一部を望み通りに共有し、アクセス権を与えたい相手にすべてをまとめて提示することができます。」

Smartsheet により Thompson 氏が手に入れたのは、プラットフォームとアプリだけではありません。製品情報、コーチング、トラブルシューティング、精神的サポートを提供する Smartsheet の専門家は、チームの成功に欠かせない要素です。

「私が Smartsheet で気に入っているものの 1 つは、アカウント チームです。」と、Thompson 氏は言います。「いつでもアカウント チームに連絡することができ、いつも力になってもらえます。物事を実際に成し遂げ、自分の貢献に心から誇りを持つことができたのはこれが初めてです。アカウント チームの協力がなければこれは達成できなかったことです。だから、皆に感謝しています。」

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