Bland & Associates, P.C. (ブランド アンド アソシエイツ)、Smartsheet で事務所の運営、会計、政府のコンサルティング サービスに関する効率が向上

オマハを拠点とする公認会計士 (CPA) 事務所の成功は、監査、税務、会計と財務管理の従来のサービスから、政府のコンサルティング ソリューションまでの詳細にかかっています。これらの詳細を追跡するには、チームが各地域のオフィスに分散していようが、世界的なパンデミックの最中に自宅から仕事をしていようが、同じように細心の注意を払う必要があります。Bland & Associates P.C. (Bland) (ブランド アンド アソシエイツ、以後ブランド) では、Smartsheet を使用して、事務所の運営、監査、プロジェクト管理、政府との契約の監視などを自動化し、簡素化しています。このより効率的なプロセスは、COVID-19 による混乱を切り抜けて、顧客のために高品質の成果を実現することに役立ちました。

「プロジェクト管理が急務であることがわかったため、トラッカー、ダッシュボード、視覚化ツールに機能を拡張させました。」と Bland (ブランド) のパートナーである Jason Tonjes 氏は述べています。「この 6 か月間で、さらに多くのチームがコミュニケーションの手段として Smartsheet を使用するようになりました。これは COVID が猛威をふるう前に始まりましたが、米国のほとんどの企業がそうであったように弊社もリモート ワークになったため、このようなツールによって受信トレイが散らからずに済んでいます。事務所では自動化に本気で取り組んでおり、もう少し効率を高めたいと考えています。」

Bland (ブランド) では Smartsheet を使用して、監査プロセス、ビジネス開発、マーケティング コンテンツの開発、事務所の運営に関するリクエストの遂行などの業務を管理しています。新しく正式に承認されたプロジェクト管理オフィスでは、Smartsheet Control Center を使用してプロセスを標準化しています。Smartsheet に強力な機能、使いやすさ、柔軟な構造が兼ね備わっているため、マネージャーは事務所全体の一貫性と、各クライアントおよび任務に固有のニーズに関してバランスを保つことができます。

「今、各プロジェクト マネージャーはそれぞれが適切であると思う方法でプロジェクトを実施しています。」と Bland (ブランド) のプロジェクト マネージャーである Abby Fargo 氏は述べています。「最近、プロジェクト管理オフィスを立ち上げ、テンプレートを開発しています。同じ列数を維持していれば、必要に応じて何行でも自分の契約シートに行を追加できるという方針です。契約書に一貫性を持たせようとしているため、各契約書から同じ情報を引き出して、事務所の状況についてより明確な全体像を得ることができます。」

時間の節約とマネジメント スタイルの変革

Smartsheet を導入する前、Bland (ブランド) のチームでは仕事の大部分を電子メールやスプレッドシートで管理していて、署名やスキャンが必要な紙ベースのフォームが少しありました。特にレポートの締め切りに間に合わせるため、全員が同時に更新情報を急いで入力するときに、必ず同僚が正確な最新バージョンのファイルを所有できるようにするのは困難でした。経営陣は、データを入手するためにプロジェクト マネージャーに進捗状況を報告してもらうことなく、進行中のプロジェクトについて意思決定を行うための詳細を必要としていました。

事務所の最初の Smartsheet ソリューションは、基本的に高性能なスプレッドシートでしたが、程なく、ユーザーはこのプラットフォームの豊富な機能を試し始めたと Tonjes 氏は述べています。ダッシュボード、リクエスト フォーム、レポート作成ツールが急速に普及しました。おそらく一番驚いたのは、情報を整理できるだけでなく、情報の構築方法や伝え方を考え直すことができることだと Tonjes 氏は述べています。

「Smartsheet はマネジメント スタイルを変革させるのに役立ってきました。」と Tonjes 氏は述べています。「全員がリモート ワークになった最初の数か月間、すべてのレポートは直属のアドバイザーに対して行われていました。それらをまとめて、オペレーション担当のディレクターに伝えていました。この業務が、すべて電子メールで行われていました。そのため、Smartsheet にレポートを取り込むようにしたところ、すべての情報がまとめやすくなり、全員が確認する作業も少なくなりました。問題がある箇所や、仕事がなくなりそうな人を知らせる電子メールが届くこともあります。」

利点があるのはマネージャーだけではありません。自宅で仕事をしているチーム メンバーは、ステータスを更新するために仕事の手を止める必要がなくなれば、効率をさらに向上させることができます。そうすることでプロジェクトを時間どおりに進めて、同僚間の信頼関係を構築できます。

「この数か月間に最も収益が見込める契約の 1 つを獲得したのですが、チームのほとんどのメンバーは自宅で仕事をしています。」と Bland (ブランド) のチーム リードである Justin Iske 氏は述べています。「何人かは自宅に子どもがいる中で仕事をしています。自宅で子どもに勉強を教えている可能性があるため、電話で呼び出すことはできません。ダッシュボードを見て、監査が行われる場所を確認できるようにしたことで、効率が向上しました。Smartsheet がなければ、この環境で取り組む監査を完了することはできなかったでしょう。」

現在の契約をより効果的に遂行し、新しい契約を獲得

監査に関して、Bland (ブランド) では Smartsheet のワークフローと追跡を Box のドキュメント ボックスと統合しています。審査担当者はコメントを簡単に入力したり、プロセスの手順をチェックしたり、必要なドキュメントがすべて揃っていて、完成していることを確認したりすることができます。

同事務所では、レポートとダッシュボードを使用することで、マネージャーが提供可能なプロジェクトの計画を立て、スタッフを配置する方法を変革させました。Smartsheet を導入する前、従業員は現在の任務の終了が近づくと、マネージャーに電子メールを送信して次の仕事を見つけていました。そして、プロジェクトのディレクターが同僚に聞いて回り、勤務表に追加できる人を探していました。現在、従業員は自分のステータスをダッシュボードで伝えています。マネージャーとプロジェクトのディレクターは来週以降のスケジュールが空いている人を確認できます。通知が自動化されているため、次の仕事に向けたチームを迅速に結成できます。

Smartsheet のビジネス開発ポータルを使用することで、新しい契約の獲得がより簡単になりました。案件のライフサイクルのフェーズを追跡し、提案が策定されたらステップをチェックし、すべての提出物の要素を今後の案件のリソースとして保存できます。ダッシュボードでは、今後 30 日、60 日、90 日、120 日間の案件数や、特定の政府機関との仕事量などが視覚化されます。これにより、同僚は 1 か所で今後の案件にどのように取り組むことができるかがわかります。

「弊社は、規制の厳しい環境で営業しています。」と Bland (ブランド) の戦略担当シニア ディレクターである Garrett Gilbert 氏は述べています。「COVID のような出来事があったため、さまざまな動的要素が変化しています。弊社ではそれらをしっかりと把握しなければなりません。そのため、情報を統合してすばやく可視化できることは、ビジネス上の意思決定を向上させるのに役立っています。競争は非常に激しく、大手の多数の事務所が同じような仕事をしています。そこで、どうすれば差別化できるかを考える必要があります。Smartsheet により、弊社がもたらす価値をより適切に示すことができるため、顧客に価値提案を伝えることがさらに行いやすくなっています。」

イノベーションを促進させる習得しやすいプラットフォーム

同事務所では、Smartsheet の新しい使い方を絶えず生み出しています。マーケティング コンテンツの作成と提供の管理、1 つのオンライン フォームによる事務所のリクエストの効率化、付加価値を付ける方法を見つけるための顧客向けの仕事の分析などです。Smartsheet は習得しやすいため、新しいユーザーは仕組みを理解するのに時間をかけるのではなく、ビジネス上の問題を解決できる方法を考えるのに時間を使うことができます。

「新しいことに進んで挑戦する人もいれば、少しためらう人もいます。」と Bland (ブランド) のプロジェクト マネージャーである Rebecca Goodwin 氏は述べています。「ところが、ユース ケースを示して、ツールでできることを理解できるようにすれば、同意は自然と得られると思います。同僚たちは興奮して『こんなことができるんだ。これもできるかな。このプロセスやこのタスクに応用したらどうなるだろう。』と言い始めるでしょう。そうなると、夢中になって自分で調査したり、ウェビナーに参加したり、具体的なシナリオに使ってみたりするようになります。」