A.G. Coombs (A.G クームス) は Smartsheet を利用して作業プロセスの合理化、パンデミックの安全プロトコルへの準拠を実現

デジタル テクノロジーは、革新的な新しい建物の設計と建設にとって不可欠です。A.G. Coombs (A.G クームス) グループは 1945 年に創立された建築設備の先進の専門プロバイダーで、空調設備や機械サービスから防火設備、電気・照明、建物制御テクノロジーまで、建物のあらゆるシステムに対する幅広い技術サービスを提供しています。

A.G. Coombs (A.G クームス) では Smartsheet を利用することにより、複数の作業プロセスを合理化し、安全、運用、クライアント サービスの提供のための基準を高めることができました。

「柔軟性に優れた断然有益なツールはクラウドベースのツールです。」と、A.G Coombs (A.G クームス) のグループ ビルディング情報モデリング (BIM) マネージャーの Gavin Cheetham 氏は言います。「職場でも自宅でもカフェでも、どこでも使用でき、どこで仕事をしていても、そこから電子メールの送受信やファイル共有を行い、やりとりすることができます。」

会社のデジタル情報のリーダーの 1 人である Cheetham 氏は、初期の設計から進行中のサービスおよび運用に至るまで、デジタル エンジニアリングの導入と活用に対する一貫したアプローチをクライアントに提供することに精力を傾けています。35 年に及ぶ業界での経験から、テクノロジーが建設工事とビジネス プロセス管理の両面で強力な差別化要因であることを学んできました。Smartsheet は、彼にとってはデジタル ツールセットの一部であり、A.G. Coombs (A.G クームス) にとっては内部プロセスでもクライアント サービスでも同様に費用対効果 (ROI) を向上させる上で不可欠な要素です。

「私たちは手作業と Smartsheet のワークフローとの間で ROI の比較を行いましたが、雲泥の差がありました。」と、Cheetham 氏は言います。「大幅な時間の節約となります。さらに、変化を導くために何をするか、変化後に何をするかを評価することが極めて重要です。ROI の提案を進めるには、変更後の状況を予測する必要があります。私は Smartsheet を使用して私たちがこれまでに行った多数の調査を記録し、私は月間リマインダーを使用してそれぞれについて多数の主要なメトリックを記録しています。これは、投資が時間と費用の節約になったことを証明するための ROI 情報の一部として利用することができます。」

デジタル化による不測の事態への備え

A.G. Coombs (A.G クームス) では 2017 年から Smartsheet を利用して紙ベースのプロセスをデジタル化し、重複や非効率を排除するのに役立ててきました。Cheetham 氏によると、管理のワークフローでは最大のメリットが実現されましたが、Smartsheet ではエンジニアリング設計、作業現場の安全管理、クライアント向けの領域において大幅な時間の節約が達成されました。会社ではビジネス プロセスのデジタル化がさらに進められたため、新型コロナウイルス感染症のパンデミックで地域がロックダウンしたときに、移行が容易に行われました。

「昨年のクリスマスまでに、私たちは統一された共同作業システムを整備するために大規模なガバナンス作業をしました。」と、Cheetham 氏は言います。「私たちは Smartsheet でも同時に同様のことをしていたため、コロナに襲われたときに、その能力を発揮しました。社員にシステムとトレーニングを紹介し、Smartsheet の利用を強化しました。システムを整備した効果は絶大でした。社員は徐々に訓練を受けていって内部の基準を満たすようになったため、この基準がなければ、社員たちから十分な信頼は得られなかったでしょう。私たちは今でも、取り残される人が出ないように、さまざまな変更管理に取り組んでいます。」

新型コロナウイルス感染症のさまざまなコンプライアンス要件への対応

建設作業はパンデミック中も進めることができました。それは、多数の安全要件、たとえば作業現場の人数の制限、従業員のコンプライアンスの監視・報告、接触の追跡による感染の可能性の追跡調査などを導入したことで可能になりました。ここでは、幅広いデータを取得し、追跡する必要がありました。

A.G. Coombs (A.G クームス) の新型コロナウイルス感染症用の Smartsheet ソリューションには、詳細なリマインダーを含めたオフィス清掃チェックリスト、1 日の作業全体で全従業員がどこにいたかを正確に記録する現場スタッフのマッピング、症状と他者との接触を追跡するためのスタッフの日常検査が含まれていて、HR チームはスタッフ間で、または必要に応じて窓口となる人との間で、承認されたケースに基づいて適切に追跡調査することができます。

「私たちは接触の追跡と隔離のためのシステムを整備しました。Smartsheet はその結果に非常に適切に対応したため、今日までそれを使い続けています。」と、Cheetham 氏は言います。「非常に可能性が低いケースであっても、政府は私たちが COVIDSafe プランと呼ぶものへの準拠を今でも非常に厳しく求めていて、Smartsheet はそこでも重要な役割を果たしています。」

データはダッシュボードに取り込まれ、マネージャーはそこでチームのステータスを監視することができます。また、自動リマインダーにより、社員はその役割に必要な調査とチェックリスト作成を完了するよう促されます。Smartsheet は使いやすく、習得も容易なため、A.G. Coombs (A.G クームス) では、作業場所とアクティビティ全体で政府の要件を満たすためのさまざまな専門のソリューションをすばやく開発し、配置することができました。

「私たちは Smartsheet 内に約 50 のコロナ関連のソリューションを構築しました。」と、Cheetham 氏は言います。「そこにはシート、メトリック、レポート、ダッシュボードが含まれます。正直なところ、Smartsheet なしではできませんでした。コロナ関連の日常検査は約 1 時間で構築できました。専門の開発者は関与していません。これはシンプルでエレガントな、目的に合致したソリューションです。」

成長とイノベーションのためのプラットフォーム

Cheetham 氏によると、Smartsheet は会社がパンデミックの作業条件に適応する上で重要な役割を果たしています。主な理由は、かつては物理的なオフィスで行われていた自然なコミュニケーションを回復するのに役立つためです。パンデミックのロックダウンが解除されたときでも、会社が成長を続けるために、この機能は今後も重要となります。

「私たちは、特に統合共同システムに関して、テクノロジーの大幅な進歩を経験しました。」と、Cheetham 氏は言います。「ここには、ビデオ、オーディオ会議、チャットが含まれますが、これらはみな通常のビジネスになっています。また、デジタル承認のワークフローも増加しています。これも当然、Smartsheet によってサポートされています。」

Smartsheet で進行中の将来のプロジェクトの 1 つとして、不可欠な情報を一元管理する標準リポジトリを開発するための全社的な取り組みがあります。A.G. Coombs (A.G クームス) では、センサーからの信号やオンサイトの観察データを集約して建物システムのステータスを追跡し、予防メンテナンスを行うためのアセット管理システムなど、クライアント向けの取り組みも開発しています。Cheetham 氏によると、プロジェクト数の増加に伴ってより包括的なトレーニングへのアプローチが必要となりますが、これについては Smartsheet のラーニング センターおよびオンライン コミュニティを通じて利用可能な膨大な量の情報でサポートされています。

「Smartsheet のすばらしい点は、ラーニング センターのオンライン コンテンツの豊富さです。」と、Cheetham 氏は言います。「本当に素晴らしいコンテンツがあります。特に式の使い方について、特に複数のシートで非常に複雑な処理を行うことができます。」

Smartsheet は A.G. Coombs (A.G クームス) の従業員のより効果的な共同作業にも役立っています。Cheetham 氏の話では、最近のレポートで約 100 人のライセンス ユーザーが 1,000 人以上の外部の共同作業者と情報を共有できることが明らかになったとのことです。

「これは私にとっては、驚くべき成果です。」と、Cheetham 氏は言います。「それはライセンスにお金を払っていない人々ですが、1 日の終わりには A.G. Coombs (A.G クームス) と共同作業をしているのです。Smartsheet の利用が進むにつれて、その数は増加し続けます。大幅な時間の節約が達成できていると同時に、私たちは驚くべきことを成し遂げています。」

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