HP、Smartsheet を使用してプロジェクトの追跡と計画策定を自動化し、セールスとマーケティングのイベントを 1 四半期あたり 6 件から 26 件に増加

HP は、世界中の人々や企業に製品、テクノロジー、ソフトウェア、ソリューション、サービスを提供するリーディング カンパニーです。1939 年に創立された同社は、PC、プリンター、3D 印刷のソリューションに特化しています。

HP の北米商業マーケティング グループは、毎年、会議、ウェビナー、カンファレンスなどの多数のイベントを管理することで、組織の世界各地のセールス チームとマーケティング チームを支援しています。マーケティング グループは Smartsheet ソフトウェアを使用してプロジェクトとイベントのスケジューリングを管理し、ベンダーやその他の代理店と共同作業しています。「Smartsheet にはプロジェクト管理システムに必要としていたすべてのものがそろっています。」と HP の北米商業マーケティングを担当するシニア イベント マネージャーである Roxie Palacios 氏は言います。「いつも必要としていたものが既にあるとは知りませんでした。」

Smartsheet を導入する前は、マーケティング グループではさまざまなプロジェクト管理ツールとカレンダー ツールを使用してイベントを管理していました。その結果、プロセスを手作業で進める必要があり、データは不正確で重複していたため、Palacios 氏は毎週何時間もプロジェクト追跡アプリケーションを手動で更新する必要がありました。Palacios 氏とそのチームは典型的なイベントを管理するために、電子メールをお互いに何回もやり取りし、タスクを割り当てたり、会議のスケジュールを決めたりしていました。

「多数のいろいろなツールを使用していました。ときには、プロジェクトを管理するのに 4、5 個のアプリケーションを使用する必要がありました。」と同氏は言います。「私の最大の課題は、プロジェクトを開始するように誰かに電子メールを送信することでした。タスクが終わると私に電子メールが届くので、それからプロジェクトを選ぶように誰かに連絡します。不要な電子メールのやり取りがたくさんあり、メンバーにタスクを割り当ててタスクの期限が来たときに説明責任を果たしてもらう方法がありませんでした。」

このような手動プロセスが原因で、プロジェクトの遅れやエラーを直前で修正する作業がよく発生していました。たとえば、Web サイトに間違ったイベント データが掲載された場合、10 人のスタッフ メンバーが手を止めて電話で話し合い、問題を解決する必要がありました。

 「このようなインシデントによって大規模な中断が発生しました。イベント データの信頼できる唯一の情報源がなかったため、誰も正確な情報を知りませんでした。」と Palacios 氏は言います。「別々のイベント カレンダーが 3 つあり、誰も同時にすべてのカレンダーを更新していませんでした。また、自動化してイベントを追跡および管理できる簡単な方法が必要でした。」

全面的に自動化されたイベント管理プロセス 

Palacios 氏はこのツールを北米商業マーケティング グループに導入することを熱望していました。「Smartsheet には当社が求めていた自動化と統合がありました。」と同氏は話します。同氏のグループは Smartsheet を使用してすべてのイベントの追跡と管理を開始し、Smartsheet Calendar アプリを使用してカンファレンスからマーケティング キャンペーン、ウェビナーまで、すべてのセールス イベントとマーケティング イベントの最新情報をリアルタイムで表示するようにしました。また、Palacios 氏とそのチームは Smartsheet ダッシュボードを使用して、イベントの日付と登録に関する最新情報を表示しています。

「複数のカレンダー フォームを使用するのではなく、Smartsheet で一度にあらゆる情報を確認できます。情報を整理できたら、効率を高め、イノベーションを実現できます。」と Palacios 氏は言います。「それでこそ真の情熱を発揮できるのです。」

現在、マーケティング チームはイベントの作成、追跡、更新を全面的に自動化されたプロセスで行っています。Palacios 氏が代理店と共同作業し、セールスの新しい体験イベントを Smartsheet に作成したら、代理店にはベンダーを確認する通知が送信され、この情報を使用してランディング ページを構築するようにマーケティング サービス チームに自動的に通知されます。電子メールをやり取りする必要がないため、コミュニケーションのボトルネックはもうありません。「最初から最後まですべてが Smartsheet で自動化されているため、電子メールで連絡する人は誰もいません。連絡を取るのも、仕事をするのも Smartsheet で行い、電子メールは使用しません。」と Palacios 氏は話します。 

効率の向上と電子メールと会議の削減 

Smartsheet を使ってイベント管理の計画策定と追跡プロセスを自動化することで、HP の北米商業マーケティング グループは全体的な効率を向上させました。「Smartsheet を使用することでより効率的に仕事ができるようになり、イベントについて連絡するために送信しなければならない電子メールの件数も少なくなりました。」と Palacios 氏は話します。Smartsheet ダッシュボードには日付、コンテンツ資産、登録に関する最新の情報が表示されるため、セールス ターゲット向けイベントの電子メールによるコミュニケーションを 90% 削減できました。「以前は、誰がイベントを更新しているのかまったくわからず、誰かが新しいイベントをリクエストしたり、イベントを変更したりしても自動的に通知されませんでした。」と Palacios 氏は言います。「新しいプロセスを導入したら、すべてが行われると確信しました。誰かに確認する必要はもうありませんでした。すべて Smartsheet で確認できました。マーケティング サービス チームは定期的に話さなくなって寂しいと言っています。Smartsheet であらゆる情報を入手できるため、以前ほど頻繁に話す必要がなくなったからです。」

Palacios 氏は Smartsheet を使って効率性を向上できたので、新しい責任を引き受けて、マーケティングの複数の分野を自らサポートできるようになりました。「私が引き受ける役割が増えれば、その役割を引き受ける人を雇ったり、支払ったりする必要がなくなります。」と同氏は話します。「私の今の生産性と効率であれば、すべて可能です。」

効率が向上し、プロジェクトとイベントをリアルタイムで追跡できるようになったので、マーケティング グループは計画策定と状況確認のための会議の実施回数を減らすことができました。「以前はイベントごとに 6 ～ 8 回会議を行っていましたが、今は 2 回になりました。」と Palacios 氏は言います。「特に 1 社の代理店と以前のようにイベントが終わるまでずっと会うことはなくなったので、カスタマー エクスペリエンスを継続的に向上させる方法を見つけることに時間を費やすことができます。」

HP 主導のイベントが 1 四半期あたり 6 件から 26 件に増加

プロセスの自動化と効率の向上により、Palacios 氏とそのチームの生産性は向上しました。その結果、チームは 1 四半期あたりの新しいイベントの数を 6 件から 26 件に増加できました。

Smartsheet を導入することで、イベントの回数が 2 倍になりました。2 つの四半期で 1 年分のイベントを実施したことになります。また、マーケティング チームはイベントを制作するのにかかる時間を平均 84 日から 54 日に短縮しました。「Smartsheet を使用することで、イベントの計画プロセスを 1 か月短縮できました。」と Palacios 氏は言います。 「これは収益にも影響しています。」たとえば、マーケティング グループは通常、イベントの作成とセールスのサポートに 1 万 5,000 ドル投資し、1 つのイベントあたりの平均的な費用対効果 (ROI) は 30 万ドル、マーケティングの効果で獲得する利益は最大 200 万ドルです。「今のところ今年は昨年の会計年度全体と比べて、半年で同じ金額を獲得しました。」と Palacios 氏は話します。

HP の北米商業マーケティング グループは、ヨーロッパとオーストラリアにあるグローバル マーケティング イベント チームなど他のチームにも Smartsheet を導入し、その他のプロセスも自動化する予定です。「Smartsheet のおかげで、情報を整理しコミュニケーションを向上させることができるようになりました。また、今までできなかった方法で共同作業を行えるようにもなりました。」と Palacios 氏は話します。「このツールを HP の中でもっと広めていきたいと思います。」

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