急速に成長するクラウド サービスを信頼性と拡張性を備えたプラットフォームでサポートする 8x8 (エイトバイエイト)

クラウド プロバイダの 8x8 (エイトバイエイト) は、組織を従業員および顧客と結びつける業務を、可能な限り信頼性と拡張性の高いテクノロジによって構築する必要があります。Smartsheet は洗練された信頼性の高い共同作業とプロジェクト管理のインフラストラクチャにより、8x8 (エイトバイエイト) の業務拡大を支援しています。そのインフラストラクチャは迅速に拡張可能で、戦略的な成長を十分に実現できます。

「プロジェクトでの顧客の規模と複雑性が増すにつれ、顧客と情報を共有し、ファイアウォールの外にいる顧客とやり取りできるツールを導入する必要がありました。」と、8x8 (エイトバイエイト) のプロフェッショナル サービス セントラル デリバリ部門シニア マネージャーの Brian Myers 氏は語ります。「Smartsheet を選んだ理由の 1 つは、別の共同作業環境を顧客専用に作成できることでした。それだけではなく、スケジューリングやプロジェクト管理全般を行えるツールも提供されました。当社のプロセスを改善するのにも役立ちました。」

8x8 (エイトバイエイト) は創業から 30 年以上を経てスタートアップ企業から 1,600 人超の従業員を擁するグローバルなクラウド プロバイダに成長し、今後数年間でさらなる急成長を目指しています。そのため、製品の提供のみならず、企業のプロセスを IT から製品開発、人事に至るまで強化するインフラストラクチャを必要としています。企業の成長に伴い、Myers 氏や同僚たちは社内のコミュニケーションやプランニングを管理するために、学びやすく使いやすい安価なプラットフォームを探す必要がありました。

「私たちのチームでは拡張性が不可欠です。」と Myers 氏は言います。「ポートフォリオは成長し続けていますが、需要を満たすために常に人員を増やせるわけではありません。そこで私たちは、チームの効率を最大化するためにどうすべきかを綿密に調査しました。」

Smartsheet は顧客との共同作業やコミュニケーション、プロジェクト管理、プロセス分析と改善のためのプラットフォームを 8x8 (エイトバイエイト) にもたらしました。

膨大な要求に応えるための拡張性を備えたプラットフォーム

大規模なグローバル企業に加えて中小企業でも、8x8 (エイトバイエイト) のシームレスで信頼性のあるサービスを利用しています。そのサービスとは、統一されたコミュニケーション、サービス型コンタクト センター (CCaaS)、一般的なメッセージング アプリやモバイル アプリを使用して社内システムにシームレスに接続できる機能などで、各企業が好む方法で顧客に関与することを目的としています。使用に関する要求を満たし、信頼性を維持できることは、単に信用ということだけでなく、運営にとって非常に重要です。8x8 (エイトバイエイト) はテクノロジ パートナーにも同様の信頼性を要求しています。そのため、8x8 (エイトバイエイト) のテクニカル センター オブ エクセレンスのシニア ディレクターである Alban Penot 氏は、Smartsheet が Amazon Web Services (アマゾン ウェブ サービス) (AWS) と提携して同社のクラウド コンピューティング インフラストラクチャおよびサービスとしてのソフトウェア (SaaS) をサポートしていることを知り、満足感を覚えました。

「8x8 (エイトバイエイト) はビジネスの拡大を行っています。」と Penot 氏は言います。「顧客が 2 万個や 10 万個のライセンスを追加したい場合に、当社がすぐに調達できることを大規模な顧客に伝える必要があります。当社のプロセスを次のベンダーに展開するとき、インフラストラクチャは非常に重要です。拡大するための戦略が必要です。AWS は Smartsheet の非常に強力なパートナーであり、信頼できるアドバイザーであるため、安心できるのです。」

自動化による時間の削減と高価値の創出

Smartsheet の自動化機能により、8x8 (エイトバイエイト) では大幅に効率性が向上し、反復的な手動プロセスの時間と労力が削減されました。その一例が、海外の開発チームに顧客のビルドを送信するプロセスです。Smartsheet でプロジェクト要件を設定し、数回だけのクリックで共有することによって、Penot 氏とそのチームは場所を問わず、作業のすべての段階を明確に把握できます。

「自動リマインダーはいいですね。PM たちが従業員を追跡せずに済みますから。」と Penot 氏は言います。「これによって本当に PM の時間が解放されるので、部門間でより多くの作業ができ、自動化の改善方法についての意見を交換することができます。そういった人材の社内の交流を増やす上でも非常に効果的です。忘れがちなことですが、こういったすべてのテクノロジーとの関係を築くことで、違う方法で結びつき、つながりを増やし、影響力の範囲を広げることができるのです。彼らのブランディングは私たちのチームのブランディングです。」

ダッシュボードによって、クライアントと会社のリーダーシップの両方を明確にレポートし、追跡することができます。クライアント エンゲージメントは Smartsheet ベースの共同作業ワークスペースを通じて管理され、必要なすべての情報を集めて統合表示するダッシュボードから容易にアクセスできます。8x8 (エイトバイエイト) のプロジェクト マネージャーは、クライアントのスペースの使用状況に関するインサイトを取得して、情報がどのように伝達され、特定のユーザーにとってどの機能が最も効果的であるかを理解できます。

「経営幹部と直接話していると、常になぜ、いつ、どの程度かということを素早く把握したいと願っていることがわかります。」と Penot 氏は言います。「進化中のプロトコルにプロセスの健全性をさらに浸透させるうえで Smartsheet がどのように役立つかを、経営陣が把握しやすくなります。どのような機能があるか、今後はどうなるか、何を自動化できるかが分かるのは、経営陣にとって喜ばしいことです。自動化すればするほど、反復性の低い作業やカスタマイズの多い作業にリソースを多く投入できるため、利益が大きくなるのです。」

また、Myers 氏とそのチームは、Smartsheet モバイル アプリを使用してプロジェクトを柔軟に管理することで時間を節約しています。これが、このプラットフォームを他のシステムから際立たせている強力な機能であると言っています。

「幅広い機動性があります。Smartsheet アプリは有能です。」と Myers 氏は言います。「私はいつも使っています。私のチームもです。PM ツールやソフトウェアが豊富に用意されているので非常に強力です。モバイル アプリも素晴らしいです。Smartsheet モバイル アプリを使えば、実際に飛行機の中でも仕事ができます。携帯電話で素早くいくつかの更新ができ、鞄からラップトップを取り出す必要もありません。無駄な時間でなく、生産的な時間になります。」

多様で学びやすい機能とコネクタを提供

8x8 (エイトバイエイト) はモバイル アプリの他、Smartsheet DataMesh を使用して複数のシートに散らばった情報を集約し、Jira コネクタを使用して会社のチケット システムを統合しています。さらに優れたプロセス統合を目指し、Control Center と Salesforce コネクタを実装する計画が進んでいます。Penot 氏は、Smartsheet が迅速に実装可能でビルドが簡単であるという事実に好感を抱いています。また、組織が Smartsheet を解決に役立てることのできる問題をより多く特定して、その非常に優れた機能を活用することができます。

「最初に多額の投資をする必要はありませんが、始めた後でもう少し追加したくなります。それを可能にするパッケージも用意されています。」と Penot 氏は言います。「私たちは、グローバルなフットプリント、チームの構成方法、KPI、達成すべき目標に従い、拡大と自動化によって進化していきたいと考えています。Smartsheet の良い点は、Smartsheet の担当者と話すたびに、いつも『現時点ではこうすればできます』とか『別のパッケージが必要なので、エキスパートに説明させましょう』と言ってくれることです。ニーズに対して必ず答えが返ってきます。ロードマップにただ従うだけではありません。そのため、当社にとって信頼性と拡張性が非常に高いのです。」