プロジェクト憲章に含める必要がある要素
プロジェクト憲章には、概要、作業範囲、おおよそのスケジュール、必要なリソースの概要、推定予算などを記述します。通常、プロジェクト マネージャーが憲章を作成し、プロジェクト スポンサーがそれを承認します。
「一般的に、憲章を作成する責任を負うのは、プロジェクト スポンサーです」。Akveo (アクヴィオ) のサービス責任者を務めるニック・ヴァスケウィッシュ (Nick Vashkevich) 氏はそう言います。「しかし、多くの場合、プロジェクト スポンサーは、目標定義、ロードマップ作成、チーム内での責任配分という任務をプロジェクト マネージャーに委ねます。プロジェクトの予算リソースを評価するために、憲章の最終版は、関係者やスポンサーに示すのが良いでしょう。関係者の支援を得ると、成果物、目標、成果基準を具体化した後にプロジェクトを開始することもできます」
プロジェクト憲章には、概要、作業範囲、おおよそのスケジュール、必要なリソースの概要、推定予算などを記述します。通常、プロジェクト マネージャーが憲章を作成し、プロジェクト スポンサーがそれを承認します。
「一般的に、憲章を作成する責任を負うのは、プロジェクト スポンサーです」。Akveo (アクヴィオ) のサービス責任者を務めるニック・ヴァスケウィッシュ (Nick Vashkevich) 氏はそう言います。「しかし、多くの場合、プロジェクト スポンサーは、目標定義、ロードマップ作成、チーム内での責任配分という任務をプロジェクト マネージャーに委ねます。プロジェクトの予算リソースを評価するために、憲章の最終版は、関係者やスポンサーに示すのが良いでしょう。関係者の支援を得ると、成果物、目標、成果基準を具体化した後にプロジェクトを開始することもできます」
| プロジェクト憲章項目 | 意思決定の責任者 |
|---|---|
| 概要 | プロジェクト マネージャーとプロジェクト スポンサー |
| 範囲 | プロジェクト スポンサー |
| スケジュール | プロジェクト マネージャーとチーム |
| リスク | プロジェクト マネージャーとプロジェクト スポンサー |
| 予算 | プロジェクト スポンサー (プロジェクト マネージャーが情報を提供) |
| 関係者 | プロジェクト マネージャー |
通常、プロジェクト憲章は以下のような質問に答える必要があります。
- このプロジェクトは何を達成するか？
- プロジェクトにかかる時間と資金はどれくらいか？
- プロジェクト完了のメリットは何か？
- プロジェクトの責任者は誰か？
- プロジェクトの優先度はどの程度か？
「優れたプロジェクト憲章は明確で、プロジェクトを推進できる十分な情報が含まれています。十分にシンプルで、誰もが理解できる必要があります」Signaturely (シグナチャリィ) の創設者であるウィル・キャノン (Will Cannon) 氏はそう言います。
プロジェクト憲章の詳細や、必要な理由については、プロジェクト憲章のガイドをお読みください。
プロジェクト憲章に含まれる要素の数
プロジェクト憲章には多くの要素が含まれています。セクションは、個々のプロジェクトや企業のニーズによって異なります。憲章には通常、タイトル、説明、必要な予算とリソースの大まかな見積もり、プロジェクトの責任者が含まれます。
また、プロジェクト憲章には、コミュニケーションと可視性の計画、プロジェクト ダッシュボードへのリンク、共有リソース スペースなどの情報も含まれる場合があります。さらに、リスクステートメントや評価、提案された、または進行中の他のプロジェクトとの関係性、投資収益率 (ROI)、売上予測情報、将来の計画も記載できます。
プロジェクト憲章の内容
プロジェクト憲章には、概要、プロジェクト範囲のアウトライン、おおよそのスケジュール、予想されるリスクのリスト、推定予算、主要な関係者のリストを必ず含める必要があります。これらのセクションはそれぞれ簡潔でありながら、可能な限り漏れなく記載する必要があります。
「プロジェクト憲章は、詳細な内訳ではなく、プロジェクトの大まかな概要を提供することを目的としています。セクションごとに必要な文はほんの数文です。」とキャノン氏は言います。
プロジェクト概要
プロジェクトの概要には、プロジェクトを説明したタイトル、プロジェクトが対処する問題の要約、それを達成する方法が含まれます。現在のステータスに簡単にアクセスできるように、プロジェクト ダッシュボードやチーム ポータルへのリンクを追加します。
プロジェクトに、説明的な名前を付けます。大まかなプロジェクトの目標がタイトルから分かるようにする必要があります。
次に、目的、優先度、主要な目標とマイルストーン、過去または進行中のプロジェクトとの依存関係を示す、簡単なプロジェクトの説明を記述します。また、アジャイル、カンバン、スクラムなど、使用する特定のプロジェクト管理手法にも言及する必要があります。
「タスクのステータスの追跡方法、ドキュメント、成果、システム展開のルール、チームワーク手法、ミーティングに関する情報を含める必要があります」と、Akveo のヴァスケウィッシュ氏は言います。このプラクティスの 詳細については、アジャイル手法 を使用してプロジェクトの憲章を作成するためのガイドをお読みください。
概要は、関連するプロジェクト ダッシュボードやチーム ポータルへのリンクを設置するのに適しています。早い段階で設置すればするほど、チームはそれらをすぐに有効活用でき、関係者はプロジェクトの進捗を簡単に監視できます。
プロジェクト範囲
プロジェクトの範囲に含まれるすべての要素を含めます。また、含まれないものを特定することも同じように重要です。また、プロジェクトの成功を測定する方法を定義することも重要です。
「このセクションには、プロジェクトの成功を示すポイントと基準も含める必要があります」とヴァスケウィッシュ氏は言います。
これには、プロジェクトの種類に応じて、ROI 予測、売上の増加率、既知の問題の修正など、多くの要因が該当します。この要素は非常に重要です。成功の条件を設定しない場合、継続的な改善に向けた取り組みができません。
プロジェクト スケジュールの見積もり
プロジェクト スケジュールには、プロジェクトの完了にかかる時間の希望ではなく、チームが作業を完了するのにかかる時間を反映する必要があります。予期せぬ緊急事態によってプロジェクトが破綻しないように、この段階で余分な時間を組み込んでおく必要があります。
チームをリソースとして使用して、プロジェクト タスクの完了にかかる時間を判断します。「作業分解構成図を作成する前に、作業チームやその他の関係者を集めます。最終的にはビジネス所有者が作業分解構成図の責任を負いますが、どのタスクが重要か、どのように相互に関連しているか、各タスクにどのくらいの時間がかかるかを判断するには作業グループが必要です。重要なアクションに 2 日を確保したものの、あとからチームに完了できないと言われる事態は避けなければなりません」CloudTech24 (クラウドテック24) のテクニカル ディレクターであるアンドリュー・デール (Andrew Dale) 氏はそう警告します。
デール氏は続けます。「あるいは、1 週間かかると思っていた作業が、自分には思いつけなかった革新的な方法によって半分の時間で完了できるかもしれません。作業チーム以外の関係者も巻き込んでサポートを得て、クライアントや顧客にも承認してもらいます」
予想されるリスク
プロジェクトで発生する可能性のある潜在的なリスクを説明します。リスク評価は、課題を予測し、解決不可能になってプロジェクトのスケジュールに遅れが生じる前にリスクに対処するために重要です。
リスクを特定して回避する方法の詳細については、プロジェクトリスク管理のガイドをお読みください。
プロジェクトの推定予算
プロジェクトの開始から終了までにかかる予算を見積もります。物理的なプロジェクト要素、人件費とコスト、必要となる可能性がある追加リソースの見積もりを含める必要があります。予算には常に不測の事態や緊急事態に対する備えが必要です。これらの事態が発生した場合はプロジェクトのコストが大幅に増加する可能性があります。
「たとえば、プロジェクト マネージャーが人材の必要性を過小評価していると、コスト超過に直接つながるおそれがあります」とデール氏は説明します。「この例では、プロジェクトに当初の想定以上の労働力が必要な場合や、組織に不足している専門知識や人材をアウトソーシングする必要がある場合、プロジェクトのコスト全体が増加する可能性があります。さらに、プロジェクト マネージャーが特定のプロジェクト段階に適していない従業員にタスクを割り当てる場合、作業の完了に時間がかかる場合や、品質が損なわれて他の誰かが手順を繰り返す必要がある場合があり、その結果人件費が超過する可能性があります」
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