電子署名の代表的なプラットフォームである DocuSign と Smartsheet の新しい統合が、エンタープライズ プランとプレミア プランのすべての Smartsheet のお客様にご利用いただけるようになったことをお知らせします。
ドキュメントは日々、ビジネス プロセスの公式化と最終決定において重要な役割を果たしています。 取引の成立、採用、契約更新など、さまざまな場面で、書類の作成を完了し、署名する必要があります。
しかし、このような機会を推進するために頼りにしているドキュメントは、 ビジネスの推進力を鈍らせることになりがちです。 切断されたプラットフォーム間でカスタムのドキュメントを準備して署名することは、特にドキュメントの数が増えるほど時間がかかり、コストのかかるエラーが発生しやすくなります。 また、一旦ドキュメントが署名のために送信されると、それぞれのステータスを把握して迅速に対応することは難しくなります。
DocuSign との統合により、重要なドキュメントの作成、署名のための送信、署名のステータスの追跡をすべて Smartsheet からシームレスに行うことができ、時間の節約、コストとエラーの削減、そして最終的にはビジネスの推進につなげることができます。
カスタムのドキュメントを数分で作成して送信
ドキュメント ビルダーで利用できる DocuSign 統合機能は、既存の DocuSign テンプレートとシートのデータという 2 つのインプットを組み合わせることで、各行に対してカスタマイズされたドキュメントを作成・送信することができます。 テンプレートの 1 つを選択したら、署名の役割を割り当ててコンテンツをカスタマイズするために、テンプレートをシートのフィールドにマッピングします。
たとえば、シートを使用して求職者を追跡し、統合機能を使用して採用されることになった候補者の雇用契約をすばやく生成したいとします。 契約書のテンプレートにある署名の役割を、応募者追跡シートの応募者と採用担当者の連絡先列に割り当て、役割、給与、開始日などの他のカスタム フィールドをシートから取り込みます。
ドキュメントビルダーのステップ バイ ステップのウィザードと直感的なドラッグ アンド ドロップのインターフェイスにより、わずか数分でテンプレートのマッピングが完了します。
ドキュメント ビルダーは、行ごとにカスタムのエンベロープを作成し、署名のために送信されるよう、それを DocuSign に渡します。 すべての関係者がドキュメントに署名すると、すべて実行済みのコピーがシートの適切な行に自動的に添付され、安全に保管されてすぐにアクセスできるようになります。
リアルタイムのステータスで可視性を高め、迅速に行動
余分な労力をかけずに、各ドキュメントの署名ステータスをシートで追跡することもできます。 ドキュメント ビルダー ウィザードで追跡を有効にするだけで、Smartsheet がシートに特別な列を追加します。
DocuSign でステータスが更新されると、追跡列にもそれらの変更がすぐに反映されます。 これにより、進捗レポートやダッシュボードを介して、あなたや同僚はこれまで以上に簡単に情報を入手できるようになります。 追跡列を使用して、送信日と完了日を記録したり、ある行のドキュメントが完全に実行されたらシートのその行をアーカイブしたりするなど、自動化されたワークフローを開始することもできます。
Smartsheet での電子署名の明るい未来
皆さんのチームが、どのように DocuSign 統合機能を使用してドキュメントのワークフローを合理化および拡張しているのかをお聞きするのが楽しみです。今年以降も、すでにいくつかの素晴らしい機能強化を計画しています。
ドキュメントビルダーと DocuSign 統合機能に関する詳細は、ヘルプ & ラーニング センターをご覧ください。
統合機能を試してみたいけれどもまだ DocuSign アカウントをお持ちでない場合、Smartsheet のお客様に 30 日間の無料お試しを提供しています。
