リソース スケジューリングを使用する理由
リソース スケジューリングという用語は、1990 年代にクリティカル パス 計画の概念を上回るものとして登場しました。リソース スケジューリングの背後にある考え方は、プロジェクトのキャパシティとリソースが限られているため、マネージャーがプロジェクトの実行を計画する際には、これらの要因を考慮する必要があるということです。
リソース スケジューリングには、プロジェクト スケジュールの概念も組み込まれています。農家が特定の作物の成熟に必要な自然な時間をスピードアップできないのと同様に、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトに 18 時間を費やす必要がある従業員が、仕事がストレスの少ない 3 つの勤務日の間にカフェイン入りのオールナイトの形で行うことを期待できません。リソース スケジューリングの構成要素は、プロジェクトの進捗やプロジェクトの各部分に割り当てる時間を視覚的に表したガント チャートに表示されます。
多くの分野の専門家は、リソースのスケジューリングを、その名前で呼ぶかどうかにかかわらず、実践します。大規模な住宅改造を監督するゼネコンを検討してください:改造の各ステップが正しい順序で行われ、下請け業者が特定の日に利用でき、特定の住宅システムが次のシステムで作業を行う前に機能することを保証し、プロジェクト マネージャーとして行動する必要があります。予約超過や病気の下請け業者、予想以上に複雑になるタスク、家の構造に関する驚くべき問題は、すべてプロジェクト範囲に時間や資金を追加できます。
リソース スケジューリングは、特定のプロジェクト状況において、リソースは有限であり、一連の締め切りと予算内で作業を完了する必要があることを認識しています。リソース スケジューリングは、クリティカル パス計画の構成要素に加えて、リソースが相互に依存していることを認識するクリティカル チェーン計画から借用されます。たとえば、住宅改造の例では、木材置き場の木材が不足している場合、下請け業者 A によって床下が完全に設置されていないことを意味し、下請け業者 B はその上に床を置くことはできません。地元の再利用とリサイクル店舗がバックアップ木材リソースとして機能したり、プロジェクト全体を動かすためにさらに広がったり、より高価な木材ヤードをタップしたりできることを知っている、賢いゼネコンは、これらの問題を回避するためにリソースを操作する方法を知っています。
住宅のリフォームは、さまざまな要素が絡んできます。しかし、本社の移転、買収した企業の統合、休日の販売やマーケティング活動に間に合った製品展開など、より複雑な企業状況におけるリソース スケジューリングの重要な役割を考慮してください。これらの主要なプロジェクトには複数の可動部分とリソースがあり、そのすべてが慎重に取り組む必要があります。
リソース制限付きスケジューリングとは何ですか?
リソースに限られた利用可能なリソースのスケジューリング要因であり、有限のリソースを使用すると、プロジェクトにはそれらのリソースに必要な時間がかかるという現実を強調しています。たとえば、資格の高いスタッフの科学者の数が限られている場合、製薬会社が正式な薬物開発を追求する前に臨床試験レポートを完了する必要がある場合、追加の資格を持つ人員がいない場合にプロセスをスピードアップするために会社ができることはほとんどありません。
リソースの割り当てと平準化とは何ですか?
リソースの割り当ては、特定のタスクに特定のリソースを割り当てるプロセスです。リソース平準化は、プロジェクト スケジュール内のリソースの可用性に優先順位を付けるリソース割り当てに対するアプローチです。たとえば、クライアント ピッチを制作する広告代理店のプロジェクト マネージャーは、従業員の夏休みや金曜日の短い金曜日など、優秀なプレゼンテーションを終えるために必要な共同の人材を活用する際に、人材の問題を考慮に入れるかもしれません。
リソース スムーズとは何ですか?
リソースのスムーズ化とは、時間の制約が最も高い優先順位であるリソースの割り当てを指します。たとえば、クライアントが広告代理店に、収益性の高い競争的なビジネス ピッチに飛び込むよう短い通知を行った場合、新しいビジネス チームのプロジェクト マネージャーはクライアントの締め切りから逆算して、残業時間や週末の時間をリソースに尋ね、クリエイティブ ブリーフを期限内に作成します。
Microsoft プロジェクトはリソース平準化にどのようにアプローチしますか?
多くのプロジェクト マネージャーは、Microsoft Project ソフトウェアを使用してリソースのスケジュールを立てています。このソフトウェアは、チームと個人レベルでリソースの割り当てを視覚的に表示し、マネージャーはプログラムのツールを使用して、1 日のリソースの時間 (または一部) またはその他の手段をシフトすることで、リソースの超過割り当てを修正できます。状況に応じて、タスクやリソースを自動的または手動で平準化できます。詳細については、こちらの Microsoft のヒント をご覧ください。
リソース スケジューリングの実行
リソースのスケジューリングを行う際には、プロジェクト マネージャーは、スケジュールを作成する際に限られたリソースが優先されるかどうか、またはリソースを特定のスケジュールに曲げる(または請負業者の採用者など)利用可能にしなければならないかどうかを知る必要があります。前者はリソースの平準化を指し、後者はリソース平準化を指します。マネージャーはまた、予算の制約について学び、プロジェクト スケジュール内の不測の事態と依存関係を特定し、リスクとバックアップ計画を考慮する必要があります。
プロジェクト マネージャーは、リソースの割り当て (タスクへのリソースの割り当て) やリソースの読み込み (プロジェクトが消費するリソースの時間の割合を表す)、リソース集約 (アクティビティとプロジェクトごとにすべてのリソースを 1 つの時間枠 (通常はヒストグラム) 内に集約し、リソースのスケジューリング (タスクを実行するタスクとリソースの周りにタイム ウィンドウを配置する) について話します。ソフトウェアを使用する場合でもホワイトボードを使用する場合でも、プロジェクト マネージャーはリソースをスケジュールする際に以下の要因とステップを考慮する必要があります。
- 必要なリソースは何ですか? リソース (人、設備、設備) は何ですか? プロジェクトには、会議室、ローン機器、数週間の稼働中に予約する必要がある寄り添いの専用会議室が必要ですか? IT や技術支援を手配する必要がありますか? プロジェクトには外部の請負業者を雇う必要がありますか、連絡先を持っていますか、それともプロジェクト マネージャーがフリーランスの助けを借りて現実的な市場価格を学ぶ必要がありますか?
- リソースのパフォーマンス能力は何ですか? 複数のプロジェクトでプロジェクトのリソースとして働くスタッフが、自分の時間に対する割合や、問題のプロジェクトに利用できる週または時間は何ですか? 仕事を遂行するために、リソースはどのような機能を持つ必要がありますか? このリソースのコア スキルと「リーチ」または新しいスキルはどれですか? チーム メンバーに必要な技術的、社会的、組織的、または管理的なスキルは何ですか? スキルのギャップや弱点がある場合、これらの弱点にどのように対処するのでしょうか? (たとえば、スキルを持つ上司による監視、外部のリソースの助けを借りて、あるいは一度きりのトレーニングを受けるなど)
- プロジェクトの制約は何ですか? プロジェクトは、(チーム メンバーのスキルセットのために) 特定の段階や特定の技術プラットフォームで提供する必要がありますか? 社内リソースや契約リソースには、その仕事に関するクライアントや社内のブリーフを訓練したり、慣れたりする時間が必要ですか? 締め切りと絶対締め切りは「あった方がいい」ですか? 経営陣の見解では、プロジェクトが期限内または設定された予算内に入る方が重要ですか?
- タスクの依存関係/不測の事態を特定します。プロジェクトのステップでは、クライアントまたは経営上層部のサインオフが必要ですか? 十分な時間が提供されましたか? タスクでは、レンタル機器の使用、コンサルタントやフリーランサーの支援、弁護士によるレビューが必要で、これらのリソースをカレンダー化しているか、PM に知られている可用性のリズムを把握していますか?
- 前提条件を特定します。プロジェクト マネージャーは、特定の労働者がプロジェクト期間中にオンサイトまたはフルタイムで雇用可能であると仮定していますか? PM は出張が必要だと仮定していますか? 納品/物流は必要ですか? 請負業者、外部サービス (プリンタ、配送業者、メディア バイヤー、デザイナー、技術/ソフトウェア開発者) が、特定の時間または予算ウィンドウでプロジェクトの一部を完了する必要がありますか?
- リソースとタスクを一致させます。どのリソース (個人、社外の企業、スペース、資料など) はどのタスクに関連付けられますか? タスクのステップで遅延や問題が発生した場合、リソースは交換可能ですか?
- 計画の優先順位を定義します。プロジェクトには十分なリソースがありますか? プロジェクト マネージャーは、リソース アプローチの強みと弱みを示すキャパシティと需要比を開発できますか?
- 以前のリソース スケジュールと計画を確認します。プロジェクト マネージャーのリソースの特定とスケジュールは、以前のプロジェクト マネージャーが何をしたかを追跡し、プロジェクトが成功しましたか? 現在のアプローチやタイムラインが異なる場合、作業はどのように異なりますか? より高度なスキルを持つ新しい社内外のリソースや、タスクを高速化するテクノロジー (データベース、アーカイブ、一連のツール) がありますか?
プロジェクト マネージャーの視点からのリソース スケジューリング
Ted Wolken, a Seattle-area project manager with 17 years of experience inside telecom, healthcare, financial services, and aerospace companies, says that the term resource scheduling came into his lexicon early on his career while he was working at Boeing. Depending on the industry and project in question, resource scheduling accounts from 30 percent to 50 percent of a project manager’s job.
彼の仕事では、リソースは一般的に人でしたが、時には予算の制約や有料サービスが計画の一部でした。ウォルケンは、リソースの割り当てと読み込みに多くの時間を費やし、Microsoft Project を使用してリソースをプロジェクト インターフェイスに読み込み、タイトル、機能、プロジェクトに割り当てられた時間の数または割合を使いました。ほとんどのリソースは別のチームのマネージャーに報告され、Wolken の下でプロジェクトを一時的に実行していたため、マネージャーとリソースへのアクセスを交渉するのが慣例でした。
「あなたがプロジェクト マネージャーであれば、強力な支持者となり、リソースのために戦う準備をする必要があります。」と彼は説明します。「他の人のプロジェクトを尊重しますが、プロジェクトの締め切りのためにニーズが最初に来なければならない場合があることを思い出させましょう。あなたは断定的で、プロジェクトの広報担当者である必要があります。」
企業は常に、リソースを減らしながら、または有限のリソース グループから、より多くのことを行おうとしています。これは、プロジェクト管理とプロジェクト マネージャーとチーム マネージャーの緊密な調整が重要であることを意味します。「マネージャーはそれを得る」と彼は言います。「彼らは、実際にグループの従業員を管理するよりも、リソース コーディネーターの方が多くの時間を費やしています。
ウォルケン氏は、彼が率いたほとんどの企業プロジェクトの完了には数ヵ月かかり、場合によっては 100 万ドルのプロジェクト予算の 10 万ドルなど、プロジェクト全体の予算の特定の財務コンポーネントを担当していたと述べています。1 つの役割では、電気通信会社向けの新しい 700 席のコール センター構築のオペレーション コンポーネントを担当しました。建設・建築プロジェクト マネージャーや IT プロジェクト マネージャーなど、他のプロジェクト マネージャーと全面的に関わります。
「私はそれらの人々と、建設、ハードウェア、ソフトウェアの各チームの間の導管でした。」と彼は言います。プロジェクトのスケジュールでは、人事部が地元の候補者と面接を行うオフィスや会議室のスペース、社内のオフィス機器やネットワークを設置するタイミング、社内または再割り当てされたスタッフがいつ、どこでトレーニングを受けることができるかなど、多くの要因を決定しました。コミュニケーション面では、施設のオープンに関する社内コミュニケーション (そして顧客サービスが会社に提供されるようになる) や、地域社会への外部コミュニケーションや求人の調整が必要でした。たとえば、雇用面接が必要で、採用者が仕事を始めたり、新しい仕事に就くためにはコール センターのシステムが稼働している必要があるため、施設が開いているか、または非常に近くまで募集を開始することを不適切に勧められるでしょう。
多くの場合、彼はリソースの可用性について交渉しなければなりませんでした。「従業員や請負業者の時間を超過する危険性がある場合、私たち (プロジェクト マネージャー) はマネージャーに行かなければなりません。」と彼は言います。
彼は、企業が無駄のないスタッフからの有効性の向上を目指す中で、リソースが競合する方向に引き伸ばされることが多いため、プロジェクトの 20% が予算やタイムラインの面で横向きであることを確認しています。しかし、スタッフの監視に対するプロジェクト管理のアプローチを認識するマネージャーが増えています。
プロジェクト管理ダッシュボード
プロジェクト管理ダッシュボードは、プロジェクト データを視覚的に表現したものです。このテンプレートを使用して、予算、タスクのステータス、チーム コミュニケーションなどの詳細を表面化し、すべての動く部分をやり取りする際に透明性を高めることができます。
リソース スケジューリングのリスクとミス
プロジェクトの 5 つのうち 1 つが割り当てられたタイムラインや予算を超え、企業の財務や評判に悪影響を与える可能性があります。以下は、これらの超過につながる予防可能なミスの一部です。
- 曖昧な要件: プロジェクトの要件が不明確な場合、マネージャーは必要なリソースの数や種類、またはそれらのリソースが必要な時間を決定できません。社内外の以前のプロジェクトを調査し、リーダーが要件をどのように定義したかを調査することで、マネージャーはより明確になります。
- 不明確な締め切りと義務: 異なるプロジェクト チームのメンバーが成果物を正しく、または期限内に完了していないと、プロジェクトが遅くなる可能性があります。各チーム メンバーがタスクとタイムラインを理解していることを確認することは不可欠です。
- 不正確な見積もり: リソースがタスクを完了したり、外部の圧力にさらされたりする必要がある期間を過小評価し (おそらくクライアントから)、非現実的な約束をすることは、プロジェク トマネージャーが犯す古典的なミスです。非現実的な期間を設定すると、プロジェクトが最初から終わるか、チーム メンバーに不必要なストレスが生じ、士気が下がったり、不公平な確率に対する効率が低下したりします。プロジェクト マネージャーは、過去のリソース スケジューリングモデルやインタビュー リソース自体を使用して、割り当てる時間を決定するのに役立ちます。
- 弱いリスク管理: すべてのリソースに脆弱性と矛盾があります。従業員は休暇を取ったり病気で家に帰ったり、冬の天気は主要な製品コンポーネントの輸送を副業したり、財源 (またはその不足) や予算の承認の停滞が遅れや問題を引き起こす可能性があります。マネージャーは、不測の事態とバックアップ計画を用意する必要があります。
- 柔軟性がない: マネージャーは、リソースの可用性のために「余裕」を考慮する必要があります。プロジェクト マネージャーが他のマネージャーのチームからチーム メンバーを引き出す場合、他のチームがリソースの可用性を低下させる急激な優先順位や変更の優先順位を持っている可能性があることを認識する必要があります。リソースの納品日を中心に、追加の日に焼き付けるのが役立ちます。
- 従業員や請負業者の空き状況を確認できない: プロジェクトがチーム メンバーの負荷の 20% を消費し、PM が半分の時間を要求する場合、または従業員のリソースがプロジェクトの途中で休暇のためにずっと前に置かれた場合、そのプロジェクトに専念するのに十分な時間がない可能性があります。同様に、外部のベンダーや請負業者が期待どおりに展開されていない場合や、作業タイムラインやスコープを確認する契約が提供されていない場合、他のプロジェクトを引き受け、プロジェクトに完全に対応できない可能性があります。リソースを予約するのが早すぎることはありませんし、正確な日付が変更または調整できることを確認しました。
- 重要なリソースを登録しない: プロジェクトがマーケティング関連で、マネージャーが広告の設計、購入、レビュー、配置のリード タイムを考慮に入れない場合、またはプロジェクトが意図的なターンアラウンド スケジュールを必要とする契約メーカーの使用を必要とする場合、または作業者の請求可能な時間が他のプロジェクト マネージャーから請求された場合は、次のようになります。その後、PM が最も重要なリソースの一部を確認できませんでした。重要なリソースとは、特定のタスクを実行するためのユニークなスキルを持つリソースです。プロジェクト マネージャーは、誰が何をできるかを知り、バックアップ オプションのリストを保持する必要があります。
- 依存関係と不測の事態に対する定義と計画を立てない: プロジェクト マネージャーは、遅延、外部のハードル (商品価格の上昇、競合他社の下請け)、クライアントの気まぐれ (外部のクライアントがプロジェクトの方向性について考えを変える)、自然災害、国際問題 (為替レート、インポート/輸出問題、関税) などに対応する方法を知る必要があります。プロジェクトの性質と過去の経験に基づいて、スマート プロジェクト マネージャーは依存関係や不測の事態を予見できます。
リソース スケジューリングとビジュアル プランニングとは何ですか?
視覚的な計画とは、多くの場合、リソースのスケジューリングを含むプロジェクト管理計画アプローチです。視覚的なプロジェクト計画アプローチでは、マネージャーはリソースをクラスター化し、タイムラインを使用し、タスクや役割を「イベント」として特定し、リソースの可用性や利用不可にフラグを付け、一度に複数のリソースを表示し、ドラッグ アンド ドロップのスケジュール変更を実行します (タスクが早いまたは遅く完了した場合、スケジュールはそれに応じて変更できます)、チーム全体を一度に表示し、競合するリソースや重複するリソースを特定します。
リソースのスケジューリングと計画のためのソフトウェア
プロジェクト管理が企業プロセスとして成熟するにつれ、専門のプロジェクト マネージャーにもテクノロジーが利用できます。プロジェクト管理は、割り当てミーティングから始まり、ホワイトボードに進み、スプレッドシートに進み、最終的にはリソースのスケジューリングとリソース管理機能を約束するダイナミックで共有可能なツールへと進化しました。一部のツールは月に 1 人あたり 10 ドルで利用でき、他のツールはエンタープライズ対応です。
クラウドベースのツール
- Avaza は、サービス事業などの「クライアントに焦点を当てた」企業向けに設計されています。
- ハブ プランナーは、チームの概要、スキルと場所の一致、可用性の「マップ」、ドラッグ アンド ドロップのスケジューリング、チームの作成、モバイルインターフェイスを提供します。
- Resource Guru は、すべてのリソースをクラウドベースで単一のビューで表示します。
- Workstack は、オンラインベースの計画ツールを提供しています。
エンタープライズ対応ツール
- リーンコール はエンタープライズ クライアント向けに設計されています。
- ProjectorPSA は、Salesforce、Quickbooks、Intacct などのエンタープライズ プラットフォームに接続する機能を備えた、プロフェッショナル サービス企業向けの製品です。
- Saviom は、拡張された予測ツールと分析ツールを使用して、エンタープライズ クライアント向けに構築されています。
マルチチーム集中型
業界固有のリソース スケジューリングと管理ツール
- 予測は、デジタル プロジェクト管理用のアプリです。
- Teamdeck はリソースの可用性管理に重点を置き、ソフトウェア企業、クリエイティブ エージェンシー、製品管理チーム、財務/オペレーション チームをターゲットにしています。
- Workamajig はマーケティング チームにプロジェクト管理を提供しています。
- NetSuite Open Air は、サービス企業向けに設計されています。
- ビジュアル プランニングは、一般的なプロジェクト管理向けに構築されていますが、建設、艦隊管理、CRM、フィールド サービス業界にメリットのある機能を備えています。
ガント チャート オプション
- eResourceScheduler は、視覚的なチャートとガントタイプのチャートを使用します。
- ガントは 10 未満のチームには無料で、チーム サイズの増加に合わせて価格オプションを利用できます。
- ワークブック はガント チャート ベースの計画ツールです。
その他のツール:
- Harvest Forecast は、リソースのスムーズ化に役立つ視覚的な時間計画ソフトウェアです。
- Teambook は、エンタープライズ クライアント向けの小規模 (10 人以下のユーザー) に対応しています。
- Teamweek は、時間と締め切りの使用を表示する視覚的な計画ツールです。
- ロードマップ は、リソースの実行、スプリントの順序、その他の機能を示すのに役立ちます。
Smartsheet によるリソース管理作業の改善
10,000ft by Smartsheet は強力なリソース管理ソフトウェアで、プロジェクトに関連する要素である「誰に」「何を」「いつ」を効果的に管理するのに役立ちます。 10,000ft なら、プロジェクトに最適なチームをすばやく編成し、プロジェクトのスケジュールと予算を維持できるだけでなく、自信を持ってビジネス ニーズを予測することも可能です。 やるべきことと担当者を明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひ 10,000ft の無料デモをご覧ください。