Smartsheet をご自身で一定の期間使用されている方も、チームと共同作業するために使用されている方もいらっしゃるかもしれません。Smartsheet でチームや他の関係者との共同作業を始めた方は、協力して業務を完了する方法が何らかの形で改善されたことにお気づきになったはずです。もし共同作業をさらに上のレベルに高め、チームがより優れた成果を達成するために必要なものを提供できるとしたらいかがでしょうか？
この記事では、Smartsheet の主要機能に基づいて、チームを成功に導く 3 つの共同作業のヒントを紹介します。
1. チームが必要とするすべての情報を 1 つの場所に
共同作業の主な課題の 1 つは、プロジェクトやプロセスに貢献するために必要な情報を誰もが持っているようにすることです。ある調査結果によると、従業員は情報の検索と統合に労働時間の 36% を費やしており、それでも多くの場合は必要な情報を見つけられません。
Smartsheet はチームの信頼できる唯一の情報源となることで、共同作業のために必要なすべての情報を見つけられるようにします。しかし、同じ情報を共有するということは、共通のシートのセルを更新することだけではありません。添付ファイル/リンク、コメントおよび @メンション、フォームの機能を使用することで、情報、関連ドキュメント、業務に関する会話を 1 か所に集めて簡単に見つけることができます。
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コメントと @メンション機能は会話を記録する
コメント機能は、以前なら電子メールやチャットで失われていた質問や議論を 1 つのシートに記録するため、進行中の作業に多くの透明性を与えます。コメント機能を使用してチームの会話をチャット アプリから Smartsheet に移すことで、関連タスクに関する議論を記録できます。その後、会話やメモを追跡できるため、チームの誰もが必要な情報にアクセスできます。
さらに自分のコメントで @メンション機能を使用して特定のコメントにフラグを付けることもできます。これによって、特定のユーザーに自分のコメントに関する通知を即座に送ることができます。
すべての添付ファイル/リンクにいつでもアクセス
Smartsheet には、Google Drive、Microsoft OneDrive、Box、Dropbox、Evernote、Egnyte から、または自分のコンピューターから直接ドキュメントや画像を添付できる列があります。また、URL を追加して簡単に Web ページを参照することもできます。
関連するドキュメントや画像を添付することで、特定のプロジェクトの作業を行うために必要なファイルを自分やチームが簡単に見つけることができます。保存した場所を覚えておいたり、コンピューターや他のアプリで探したりする必要はありません。ドキュメントや画像は専用のタスク行に添付されるため、これによって簡単に作業を整理できます。
シートの所有者、管理者、編集者の権限を持つユーザーなら誰でも直接シート上で作業でき、コメントおよび添付機能の使用やそれらへのアクセスができます。
フォーム機能ですべてのユーザーから簡単にデータを集める
Smartsheet のフォーム機能によって、ユーザーはシートに行を追加できます。リクエストを処理する場合も、タスクを記録する場合も、フィードバックを集める場合も、フォーム機能はユーザーやチーム メンバーがお互いや他の関係者から必要な情報を的確に指定するための優れた方法です。フォームを作成し、シート上で直接情報を取得する方法はシンプルです。以下のビデオで詳細をご覧になるか、今後開催予定のウェビナーに参加して、使用方法をご確認ください。
フォームをシートに追加することで、チームは必要なすべての情報をすぐに取得できます。電子メールをやりとりしたり、チャット アプリを使用して情報のギャップを埋める必要はありません。これによって、情報を集めてシートに入力するプロセスで必要となる時間と電子メールの数を削減できます。
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2. シートの権限で、適切なユーザーに適切なアクセス権を与える
ほとんどの人が、作業に関わるチームメンバーと他の関係者と直接シートを共有することで、Smartsheet による共同作業を実現しています。つまり、招待された他のユーザーは、共有ボタンを使用して必要に応じてシートを変更することができます。
ユーザーが Smartsheet を使用するのが初めてでも、Smartsheet のライセンスを所有していない場合でも、メール アドレスがあれば誰とでもシートを共有できます。ライセンスがないユーザーでもシート上で共同作業ができますが、シートを所有または作成することはできません。
しかし、組織全体で見れば、従業員やチームによって Smartsheet の使用方法は異なるかもしれません。すべてのユーザーに同じアクセス権を与え、シートの情報を追加または更新できるようにするのは適切ではありません。内部のコラボレーターと外部のコラボレーターを問わず、ユーザーベースの権限によって、適切なユーザーに適切なレベルのアクセス権 (所有者、管理者、編集者、閲覧者) を与えることが重要なのはそのためです。Smartsheet では、行と列をロックして他のユーザーが特定の行と列のデータを編集することを防ぐこともできます。
今後開催予定のウェビナーで、シートの権限と行と列のロックについての詳細をご確認ください。
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3. 自動化によってプロジェクトを前に進める
5 分間で自動化されたワークフローをセットアップすれば、チームをフォローアップして最新の状況を追跡し、期限をリマインドし、各チーム メンバーが自分のアクション アイテムを把握していることを確認するために費やしていた何時間もの時間が節約できると想像してみてください。自動化されたアラート、リマインダー、更新リクエストによって、コーヒーを買いに出かけている間にも共同作業によってプロジェクトを進めることができます。
最新の状況を追跡することをやめる
チームと共同作業する際、自動の更新リクエストを設定することによって、進行中のタスクの最新情報を自動でリクエストできます。たとえば、日付列に基づいてトリガーされ、ステータス列を更新するように担当者にリクエストする自動の更新リクエストを作成できます。
または、ステータスが [進行中] に変更された場合に担当者にタスクの予測期間を更新するようにリクエストする自動の更新リクエストを設定できます。
タスクが割り当てられた時にチーム メンバーに通知する
また、自動化を設定することで、新しいタスクが割り当てられた時にチームの特定のメンバーに通知することができます。通知は特定のユーザーに送信されるように、または [連絡先リスト] 列タイプで指定された連絡先に基づいて送信されるように設定できます。
たとえば、アラートを設定する際は [割り当て先] 列を選択できるため、ある連絡先にタスクが割り当てられると、その特定の連絡先に通知が送信されます。
期限を厳守する
チームが期限を守れるかご心配でしょうか？プロジェクトが順調であることを確認するためだけに、納期が近づくとチームに進捗状況を尋ねていませんか？そうであれば、シートの [日付] 列タイプに基づいて、そのようなリマインダーを自動化してください。
重要な日付が近づいてきたら、または何かの作業が必要な特定の日付に、自分やチームに自動でリマインダーを送信できます。または、自動のリマインダーを日付が過ぎた後に設定して、期限が過ぎた成果物について確認したり、チーム メンバーに報告を要求したりすることができます。
これらの機能の使用方法と、チームの共同作業をより効果的にする他の Smartsheet の機能についてさらに知るには、共同作業のベスト プラクティスに関する Work Smart ウェビナーをご覧ください。
